العمادة هي المحرك الرئيس للعملية الإدارية في الجامعة

لكل مجال من مجالات العمل تحدياته وصعوباته، ولكل عمادة من عمادات الجامعة مهامها ومسؤولياتها.. في هذا اللقاء مع عميد شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين الدكتور بدران بن عبدالرحمن العمر نتعرف على الدور الذي تقوم به عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين ضمن منظومة العمل الجامعي والأهداف التي تسعى لتحقيقها والبرامج التي تعمل على تطويرها وتطبيقها والصعوبات والتحديات التي تواجهها..

حوار/محمد البلوي

* بدايةً حدثنا عن الدور الذي تقوم به عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين ضمن منظومة العمل الجامعي؟

- الدور الذي تقوم به عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين هو العمل وفق رؤية ورسالة وأهداف الجامعة لخدمة أعضاء هيئة التدريس والموظفين وتمكينهم من تحقيق الريادة في التدريس والبحث العلمي وخدمة المجتمع، وذلك انطلاقاً من كونها المحرك الرئيس للعملية الإدارية في الجامعة ولاختصاصها بكل ما يتعلق بالقوى العاملة في الجامعة من تعيين وتعاقد وتدريب وابتعاث وترقيات واستحقاقات وما إلى ذلك لكافة منسوبي الجامعة من أعضاء هيئة تدريس وموظفين سعوديين وغير سعوديين.
كما تقوم العمادة بدور كبير في استقطاب الكفاءات من أعضاء هيئة التدريس والموظفين غير السعوديين لشغل الوظائف التي لا يوجد مواطنون مؤهلون لشغلها، وذلك من خلال التنسيق والتعاون مع الجهات ذات العلاقة داخل المملكة أو خارجها، وكذلك العمل على رفع مستوى أداء منسوبي الجامعة من خلال تيسير عملية التدريب والابتعاث في مختلف التخصصات داخل وخارج المملكة. إضافة لمساهمتها في تقديم الآراء والمقترحات والاستشارات للعديد من الجهات داخل الجامعة من خلال المشاركة الفاعلة في أعمال اللجان المختلفة.
* لعمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين أهداف تسعى لتحقيقها.. ما هي؟
- تهدف العمادة لتقديم خدماتها لمنسوبي الجامعة وفقا لأعلى معايير الجودة والأداء المهني من مرحلة الاستقطاب إلى نهاية الخدمة، كما تهدف إلى استقطاب أفضل الكفاءات وتحفيزها وتطويرها والمحافظة عليها من التسرب لاستفادة الجامعة منها في جميع المجالات الإدارية والأكاديمية. كما تهدف العمادة لنشر وتعزيز قيم الأداء المتميز بين منسوبي الجامعة وتحقيق الأداء المتميز في جميع التعاملات الإدارية بالعمادة، كما تعمل على توفير بيئة تنظيمية عادلة مبنية على الوضوح والشفافية وتعزيز رضا وولاء منسوبي الجامعة، كما تعمل على تطبيق استخدامات التقنية وتقديم الخدمات الذاتية الإلكترونية لمنسوبي الجامعة في أماكن عملهم.

"كثر من 1300 معاملة ترد للعمادة يومياً"

* هل هناك برامج جديدة تعمل العمادة على تطبيقها في الفترة المقبلة؟

- نحن الآن بصدد تطبيق نظام (مدار) في العمادة، والذي سوف يحدث نقلة كبيرة في التعاملات الإدارية بالعمادة، كما أن هناك أيضا تطبيق نظام التعامل الإلكتروني مع وزارة التعليم العالي حيث يستطيع عضو هيئة التدريس في المستقبل الدخول على النظام وتعبئة النموذج الخاص بالمؤتمر الذي يود حضوره ومن ثم إرساله إلى رئيس القسم وهكذا حسب التسلسل الإداري إلى أن يصل إلى العمادة التي بدورها تقوم بالتأكد من جميع المعلومات والإجراءات ومن ثم ترسل إلى وزارة التعليم العالي، وبعد الحصول على الموافقة من الوزارة ترسل لعضو هيئه التدريس بواسطة رسالة جوال، وجميع هذه المراحل التي تمر بها الموافقة لا تأخذ سوى لحظات بضغطة زر، بينما كانت في السابق تأخذ أسبوعين أو أكثر.
كما تسعى العمادة إلى تطبيق برنامج نظام إدارة الجودة (الآيزو) في الفترة المقبلة حيث قامت وكالة العمادة للتطوير والجودة من الآن بإعادة هيكلة العمادة ومن ثم الاتفاق على سياسة الجودة ووصف المهام الرئيسية والصلاحيات لوحدات الجامعة، ونتوقع إن شاء الله أن يحدث نظام إدارة الجودة (الآيزو) نقلة نوعية في الخدمات التي تقدمها العمادة والتي ستزيد من رضا المستفيدين بإذن الله.
* هل تنظم العمادة برامج تطويرية لأعضاء هيئة التدريس؟

"نسعى في الفترة المقبلة لتطبيق نظام إدارة الجودة (الآيزو)"

- تسهم عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين في هذا الشأن من خلال تيسير المشاركات الخارجية في الندوات والمؤتمرات وورش العمل، وتسهم كذلك من خلال بعض برامج التهيئة لأعضاء هيئة التدريس التي تقدم بالتعاون مع عمادة تطوير المهارات، وقد قامت العمادة بالتعاون مع عمادتي الجودة والمهارات بتطوير نموذج تقييم رئيس القسم لعضو هيئة التدريس وأرسل إلى مجالس الكليات لإبداء وجهة نظرهم حوله ويتضمن النموذج مساحة لمجالات التطوير التي يمكن الاستفادة منها.

* ما هي التطلعات المستقبلية للعمادة؟

- تسعى عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين بكل جد وعزيمة إلى تطوير وتسهيل إجراءات سير العمل وسرعة ودقة الإنجاز ورفع مستوى رضا منسوبي الجامعة عن خدماتها حيث نعمل جاهدين على ميكنة العمل الإداري بما يكفل السرعة والدقة والجودة في الأداء.

* كيف يتم التواصل بين العمادة وفروع الجامعة في المحافظات؟

- يوجد في العمادة موظف مكلف بمتابعة أمور كل كلية من كليات الفروع يتابع معاملاتها من الألف إلى الياء، وكل محافظة لها موظف يتابع أعمالها، كما أنه يوجد وحدة لشؤون الموظفين بمستشفي الملك خالد الجامعي تسهل على الموظفين مراجعة أعمالهم دون الرجوع إلى العمادة لأن كل هذه الوحدات مرتبطة ارتباطاً تاماً بالعمادة، والتعامل مفتوح مع جميع الفروع لما تقتضيه المصلحة العامة من تواصل وترابط لأجزاء العمادة.
وبإمكان كل من لديه مشكلة التواصل معي مباشرة عن طريق الهاتف أو الإيميل أو حتى عن طريق الهاتف المحمول إن دعت الحاجة أو مع وكيل العمادة للتطوير والجودة.

"نظام (مدار) سوف يحدث نقلة كبيرة في التعاملات الإدارية بالعمادة"

* ما  الصعوبات أو التحديات التي تواجه العمادة؟

- لكل مجال صعوباته وتحدياته الخاصة، وفي ظل التوسع والتطور الهائل الذي تشهده الجامعة وافتتاح كليات جديدة ودخول كثير من الكليات الأخرى تحت عباءة الجامعة، فإن ذلك أوجد بعض الصعوبات والتحديات حيث ضاعف المهمات والمسؤوليات وحجم العمل الملقى على عاتق العمادة، ورغم التوسع في الوحدات والتطور الذي أضيف للعمادة وزيادة عدد الموظفين فإنه لم يكن بقدر تطور وتوسع الجامعة، وفي مواجهة ذلك الحجم الكبير من العمل فإن بعض الموظفين في العمادة يضطرون لاستغلال أيام الإجازة (الخميس والجمعة) لإنهاء ما تبقى من المعاملات والتي يصل عدد الوارد منها إلى العمادة يومياً لأكثر من 1300 معاملة، ونأمل بإذن الله أن يقلص تطبيق نظام مدار كثيراً من المهام ويختصر الوقت في إنجاز المعاملات.

"كل كلية من كليات الفروع لها موظف مكلف بأمورها في العمادة"

* ما  أهم المبادرات والبرامج المستقبلية للعمادة؟

- تسعى عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين بكل جد وعزيمة إلى تطوير وتسهيل إجراءات سير العمل وسرعة ودقة الإنجاز ورفع مستوى رضا منسوبي الجامعة عن خدماتها، وتعمل جاهدةً على مكينة العمل الإداري بما يكفل السرعة والدقة والجودة في الأداء.
كما قدمت وكالة العمادة للتطوير والجودة خطة عُرضت على مجلس العمادة التشاوري بشقيه الرجالي والنسائي، وتضمنت عددا من المحاور التي ستركز عليها العمادة في الفترة المقبلة ومنها: إعادة هيكلة العمادة وإدارة نظام الجودة، وتفعيل فرق العمل لزيادة رضا المستفيدين، وقياس مستوى رضا منسوبي الجامعة عن خدمات العمادة. وهناك استبانة نأمل من الجميع التعاون بتعبئتها على موقع العمادة لقياس رضاهم عن خدماتنا.
وتم بناء مؤشرات أداء كمية رئيسة للعمادة ستساعد المديرين على تقييم الأداء ومعرفتنا بالتقدم المنجز لتحقيق الأهداف، وسيتم مراجعتها دوريا وتحديثها. كما أن من ضمن الخطة برنامج تهيئة الموظفين الجدد للحد من التسرب في بداية انضمامهم للعمل، وكذلك لزيادة سرعة اندماجهم في العمل ومعرفة حقوقهم وواجباتهم وطبيعة الوظائف التي يعملون بها.
كما تم مؤخرا مخاطبة عدد من الكليات لتحديد موظف معين يتابع معاملات أعضاء هيئة التدريس والموظفين في العمادة، وستقوم العمادة بتدريبه وشرح متطلبات المعاملات والوثائق المطلوبة لإنهاء غرض معين، ومن ثم المحافظة على وقت وجهد الموظف وتركيزه على عمله وتخفيف الضغط على موظفي العمادة من خلال تعاملهم مع موظف واحد يقوم بإكمال الناقص والتنسيق مع عضو هيئة التدريس في كليته.