مقدمة حول تعيين الإصدارات ( منقول من مايكروسوفت )

يمكنك إصدار نسخة من تخزين العناصر في قائمة والملفات في مكتبة وتعقبها واستعادتها كما تم تغييرها.

نظرة عامة

يتم تخزين مراجعات العناصر أو الملفات وخصائصها في حالة تعقب الإصدارات لقوائم أو مكتبات. وهذا يمكنك من إدارة المحتوى كما تمت مراجعته بالإضافة إلى استعادة إصدار سابق  — على سبيل المثال، لو قمت بخطأ ما في الإصدار الحالي. يفيد تعيين الإصدار خاصة إذا كان هناك العديد من المستخدمين يعملون سوياً على مشروعات، أو عندما تمر المعلومات بمراحل مختلفة من التطوير والمراجعة.

يتوفر تعيين الإصدار لعناصر القائمة في جميع أنواع القوائم الافتراضية  — بما فيها من القوائم وقوائم تعقب المشاكل والقوائم المخصصة   — ولكافة أنواع الملفات التي يمكن تخزينها في المكتبات   — مشتملة على صفحات أجزاء ويب.

يمكنك استخدام تعيين الإصدار ليقوم بالآتي:

         تسجيل محفوظات الإصدار  عند تمكين تعيين الإصدار، يمكنك رؤية تاريخ تغيير عنصر أو ملف ومن قام بتغييره، بالإضافة إلى رؤية تاريخ تغيير خصائص الملف أو معلوماته. على سبيل المثال، عند تغيير شخص ما لتاريخ عنصر قائمة، تظهر هذه المعلومات في محفوظات الإصدار. وبالنسبة للملفات، ترى أيضاً التعليقات التي أدخلها المستخدمون حول تغييراتهم.

         استعادة إصدار سابق كإصدار حالي  هل قمت بخطأ في إصدار حالي؟ أو ربما ترغب في استعادة جزء قمت بحذفه من مستند. يمكنك استبدال إصدار سابق بإصدارك لحالي بسهولة. حينئذ يصبح الإصدار الحالي الخاص بك جزءاً من محفوظات الإصدار.

         عرض إصدار سابق  يمكنك عرض إصدار سابق   — على سبيل المثال، للإشارة إلى إرشادات عامة سابقة   — بدون الكتابة فوق إصدارك الحالي. بالنسبة لملفات  .aspx، يمكنك عرض تفاصيل التغييرات التي طرأت على الملفات فقط، لا الصفحات الحقيقية التي أنشأتها الملفات.

يمكن للمكتبات أن تتعقب كلاً من الإصدارات الرئيسية، مثل التي تم إضافة مقطع جديد لها، والإصدارات الثانوية، مثل التي تم تصحيح خطأ إملائي بها. يمكنك للقوائم تعقب الإصدارات الرئيسية فقط. يمكن للقوائم والمكتبات تحديد عدد الإصدارات التي يمكن للمستخدمين تخزينها.

لتمكين عملية تعيين الإصدار، لابد أن يكون لديك إذن تصميم قائمة أو مكتبة.

وقت إنشاء إصدار نسخة

عند تمكين عملية تعيين الإصدار، يتم إنشاء الإصدارات في الحالات التالية:

         عند إنشاء عنصر قائمة أو ملفها لأول مرة أو عند تحميل ملف.

          ملاحظة   لو كان سحب الملف مطلوباً، لابد أولاً من إيداع الملف لإنشاء إصداره الأول.

         عند تحميل ملف له نفس اسم ملف موجود أثناء تحديد خانة الاختيار إضافته كإصدار جديد للملفات الموجودة.

         وقت تغيير خصائص عنصر قائمة او ملفها.

         عندما يتم فتح ملف وتحريره وحفظه، يتم إنشاء إصدارٍ عندما تنقر أولاً فوق حفظ. يتم تحديث الإصدار بالتغييرات الأخيرة التي أحدثتها في الملف قبل إغلاقه.

          ملاحظة   لا يتم إنشاء إصدار في كل مرة تقوم أنت أو أي مستخدم آخر بالنقر فوق حفظ، لأن هذا يؤدي إلى إنشاء العديد من الإصدارات.

         عند سحب ملف وتغييره وإيداعه مرة أخرى.

 ملاحظة   إذا قمت أنت أو أي مستخدم آخر بإلغاء سحب الإصدار، فلا يتم إنشاء الإصدار.

يمكنك اختيار حذف إصدار واحد لملف  — على سبيل المثال، إذا كنت على دراية بأنك قمت بعمل خطأ في هذا الإصدار   — والتي تزيل هذا الإصدار من محفوظات الإصدار. ومع هذا لو قمت بحذف الملف الحقيقي، فيتم حذف كافة إصداراته معه. وبشكل افتراضي، عندما تحذف إصداراً، يتم نقله إلى سلة المحذوفات، حيث يمكن استعادته حتى يتم حذفه بشكل دائم. ويمكن لمؤسستك معالجة عملية الحذف بشكل مختلف.

 هام   إذا كانت المؤسسة تقيد عدد الإصدارات التي تخزنها، فسيتم حذف أقدم إصدارات بشكل دائم عند الوصول إلى هذا القيد. ولن يتم إرسالها إلى سلة المحذوفات.

العمل مع الإصدارات الرئيسية والثانوية

استناداً إلى احتياجات مؤسستك، يمكن إعداد مكتبتك بعملية تعيين إصدار بسيطة، والتي تتعقب الإصدارات الرئيسية فقط أو ربما تتعقب كلاً من الإصدارات الرئيسية والثانوية. لو كان المستخدمون في مجموعتك لا يعملون عادةً على مراجعات عديدة، فربما تحتاج مؤسستك إلى عملية تعيين إصدار بسيطة فقط. إذا كان هناك العديد من المستخدمين يعملون سوياً على ملفات وغالباً يقومون بإنشاء إصدارات عديدة، فربما تحتاج مؤسستك إلى تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية.

توفير نوعين من الإصدارات ليساعد فريقك على إدارة المحتوى بشكل أفضل. يمكن للعاملين على المحتوى أن يفهموا الوضع الحالي لملف بشكل أفضل. على سبيل المثال، عادةً يكون الإصدار الرئيسي جاهزاً للعرض والمراجعة من قبل مجموعة كبيرة، بينما يكون الإصدار الثانوي عبارة عن مسودة لايزال يعمل عليها مستخدم ما.

يساعد تعقب كلا النوعين من الإصدارات على جعل محفوظات الإصدارات أكثر نفعاً. يمثل الإصدار الرئيسي حدثاً رئيسياً في تطور الملف، مثل ملف تم إرساله للمراجعة أو نشره للآخرين. الإصدار الثانوي هي زيادة روتينية فعلية، مثل إصدار قمت بحفظه أو إيداعه أثناء كتابتك للمحتوى، أو إصدار تقوم بتصحيح أخطاء ثانوية فيه. عند الرغبة في عرض محفوظات إصدار ملف، ربما تساعدك الإصدارات الرئيسية على التعرف على مراحل تطور الملف وسهولة استعراض المحفوظات.

عند تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، يتم تخزين إصدار بشكل افتراضي كإصدار ثانوي، إلا إذا قمت بتعيينه كإصدار رئيسيي. إذا قمت بحفظ ملف وإغلاقه، يتم تعقب الإصدار كإصدار ثانوي. لابد أولاً أن تقوم بنشر الملف ليصبح إصداراً رئيسياً. يمكنك نشر الملف باستخدام الأوامر المنسدلة في مكتبة. يمكنك استخدام الأوامر الموجودة في البرنامج إذا كانت بعض البرامج تتوافق مع Microsoft Window SharePoint Services.وبشكل افتراضي، يمكن أن يكون لدى كل إصدار رئيسي ما يصل إلى 511 مسودة (إصداراً ثانوياً)، ولكن يمكن أن يقوم مسؤول الموقع أو مالكه بتحديد عدد الإصدارات.

إذا كان لديك إذن بحذف الإصدارات، فيمكنك كتابة إصدار ثانوي فوق إصدار ثانوي آخر. على سبيل المثال، ربما ترغب في الكتابة فوق إصدار لعلمك أن الإصدار السابق يحتوي على خطأ لا ترغب في الإبقاء عليه. إذا قمت بنشر إصدار رئيسي ثم اكتشفت خطأً قمت به، فيمكنك تحويل الإصدار إلى إصدار ثانوي مرة أخرى عن طريق إلغاء نشره.

إذا قمت بسحب ملفات قبل العمل عليها، فيمكنك تعيين الإصدار الذي تقوم بإيداعه. لست في حاجة إلى نشر ملف إذا قمت بتعيينه كإصدار رئيسي عند إيداعه.

ترقيم الإصدارات

يتم ترقيم الإصدارات عند إنشائها. في قائمة أو مكتبة تم تمكين إصدار بسيط لنسخة فيها، يكون الإصدار رقم 1 هو أول إصدار قمت بإنشائه أو تحميله، ويتزايد رقم الإصدار تدريجياً بالأرقام الصحيحة، مثل الإصدار رقم 2، والإصدار رقم 3، وهكذا.

عند تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، تكون الإصدارات الرئيسية أرقاماً صحيحة، والإصدارات الثانوية أرقاماً عشرية. على سبيل المثال، 0.1 هو أول إصدار ثانوي و 0.3 ثالث إصدار ثانوي لملف تم نشره مرة، و 2.0 ثاني إصدار رئيسي تم نشره.

في قائمة أو مكتبة، يمكنك عرض العمود إصدار الذي يعرض رقم إصدار ملفات أو عناصر قائمة، والتي من الممكن أن تكون مفيدة لو كان فريقك يراجع المعلومات بصفة متكررة

كيفية عمل تعيين الإصدار مع قبول المحتوى

تتكامل الإصدارات الرئيسية والثانوية مع قبول المحتوى للقوائم والمكتبات.

عندما يكون قبول المحتوى مطلوباً، يظل عنصر القائمة أو ملفها في وضع مسودة أو معلقاً حتى يتم قبوله أو رفضه من قبل أحد المستخدمين الذين لديهم إذن القبول. لو تمت الموافقة على العنصر أو الملف، يتم تعيينه في الوضع تمت الموافقة في القائمة أو المكتبة و يتم عرضه لأي مستخدم لديه إذن عرض القائمة أو المكتبة. لو لم تتم الموافقة على العنصر أو الملف، يبقى معلقاً ولن يتمكن من مشاهدته سوى الأشخاص الذين لديهم أذونات بعرض المسودات.

عندما تقوم بتمكين عملية الإصدار في مكتبة تتطلب قبول المحتوى، يمكنك إضافة مهام سير العمل، إذا قمت أنت أو أحد أفراد مؤسستك بإنشاء واحدة. يتحكم سير العمل في كيفية تحرك ملفاتك خلال العمليات التجارية، مثل المراجعة أو القبول. يمكنك استخدام مهام سير العمل في إدارة عملية الموافقة أثناء إيداع إصدارات رئيسية.

بشكل افتراضي، في مكتبة تتعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، لابد أن تقوم أولاً بنشر إصدار رئيسي لملف قبل الموافقة عليه. تُعتبر الإصدارات الثانوية مسودات لاتزال قيد التطوير، لذا لا تظهر كعناصر معلقة تنتظر القبول.

على سبيل المثال، ربما تستخدم شركة سفر مكتبة مستندات لإدارة ملفاتها. بينما يطور أعضاء الفريق عروض مبيعات جديدة، يقومون بتعقب الإصدارات الثانوية من الملف. إذا أخطأوا في أحد الإصدارات، يمكنهم استعادة الإصدار السابق. وعندما ينتهون من العرض، يمكنهم إنشاء إصدار أساسي ثم نشره للحصول على موافقة القسم القانوني والمدير. عندما تتم الموافقة على الملف، سيتمكن الموظفون الآخرون في الشركة من عرض الملف.

في الوضع الافتراضي، يكون العنصر أو الملف المعلق ظاهرًا فقط للمستخدم الذي قام بإنشائه والأفراد الذين لديهم إذناً بقبول العناصر ولكن بإمكانك تحديد هل يمكن لمجموعات أخرى من المستخدمين أن يعرضوا العنصر أو الملف.

عندما يكون قبول المحتوى مطلوباً، يستطيع المستخدمون الذين لديهم إذن قراءة المحتوى لا إذن رؤية عناصر المسودة رؤية آخر إصدار رئيسي أو ما تمت الموافقة عليه لملف القائمة أو عنصرها. لو كان يتم تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية في مكتبة ولم يقم أحد بنشر الإصدار الرئيسي بعد، لا يستطيع المستخدمون الذين ليس لديهم إذن رؤية عناصر المسودة مطالعة الملف.

كيفية عمل تعيين إصدار مع سحب ملف

يستفيد سحب الملف من عملية تعيين الإصدار.عندما تقوم بسحب ملف يتم إنشاء إصدار نسخة فقط عند إيداع الملف، لذا يمكنك تعيين وقت إنشاء النسخة. لو لم يكن السحب مطلوباً، يتم إنشاء الإصدار عندما تقوم بحفظ ملف أولاً ويتم تحديثه عندما تقوم بإغلاقه. يتم إنشاء إصدار آخر عند فتح ملف وحفظه مرة أخرى. واستناداً إلى هذا الموقف، ربما لا ترغب في إنشاء العديد من الإصدارات، على سبيل المثال لو اضطررت إلى غلق ملف قبل الانتهاء من التغيرات في الملف وهذا لحضور اجتماع مثلاً.

عندما يكون السحب مطلوباً، لا يمكنك أن تضيف ملف، أو تغير ملف، أو تغير خصائص الملف بدون سحبه أولاً. عندما تقوم بإيداع ملفات، يُطلب منك تعليقات حول التغييرات التي قمت بها، مما يساعد على إنشاء محفوظات للإصدار أكثر فائدة.