الوصف

يختص مكتب الإدارة في المعاملات الصادرة والواردة إلى الإدارة ومتابعتها وحفظها وتأمين جميع متطلبات وحدات الجامعة من الأختام المطلوبه.

  المهام

1-   الخطط المناسبة لإنهاء إجراءات المعاملات الصادرة والواردة إلى الإدارة.

2-   وضع الخطط المناسبة لسرعة إنهاء إجراءات العمل.

3-   تقديم المقترحات والاستشارات حول إجراءات العمل في الإدارة.

4-   الإشراف على إعمال المكتب وطريقة تنظيمه.

5-   التعاون مع الإدارات الأخرى والاستفادة من تجاربها وخبراتها في مجال تطوير وتنظيم الإعمال.

6-   الإشراف على الفاكس والاتصالات الهاتفية الخاصة بأعمال الإدارة.

7-   القيام بأي مهام آخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

 المسؤليات

1-  متابعة أعمال الوحدات التابعة لمدير المكتب ( وحدة الاتصالات الإدارية ، وحدة تجهيز الأختام).

2-  الرد على الاستفسارات ومتابعة سير المعاملات الواردة إلى المكتب.

3-  توجيه المختصين بحفظ المعاملات وتوثيقها وأرشفتها بما يسهل الرجوع إليها.

  الصلاحيات

1-  الأشراف الإداري على منسوبي المكتب.

2-  الأشراف على سير المعاملات الواردة إلى المكتب أو الصادرة منه بما يسهل سرعة انجاز العمل ودقة تنفيذه.

3-  متابعة حفظ المعاملات في الملفات وتنظيمها.

4-  رفع تقرير ربع سنوي.

أعلى الصفحة

 

وحدة تجهيز الأختام

  المسؤليات

1- الأشراف على الأعمال الخاصة بالأختام.

2- متابعة الخطوات اللازمة لاستخراج الختم .

3- التأكد من نظامية طلب الختم.

4- إعداد بيانات ومعلومات وملفات كاملة عن الأختام التي تختص في الجامعة.

5- الموافقة على طلب الإجازة والرفع عن المباشرة لموظفي الوحدة.

6- رفع تقرير ربع سنوي عن العمل بالوحدة.

  الصلاحيات

1- يشرف على أعمال وحدة تجهيز الأختام .

2- يحدد احتياج الوحدة من القوى البشرية .

3- يعمل على تطوير الوحدة.

4-    يعمل على وضع الخطط الخاصة بتطوير الأختام.

  الإجراءات

1ـ  استقبال طلبات أختام من وحدات الجامعة.

2ـ  أخذ الموافقة على البدء في إجراءات الختم.

3ـ  الموافقة على الختم حسب النماذج المعتمدة.

4ـ  إعداد تصميم للختم المطلوب حسب طلب الجهة.

5ـ  إرسال الطلب إلى الإدارة العامة للنشر والمطابع لتنفيذه.

6ـ  متابعة تنفيذ الختم مع الإدارة العامة للنشر والمطابع والإجابة على أي استفسارات.

7ـ  استلام الختم من الإدارة العامة للنشر والمطابع والتأكد من مطابقته للمطلوب.

8ـ تسليم الختم للجهة الطالبة بعد التنسيق مع الإدارة العامة لمراقبة المستودعات حسب النماذج المعدة لذلك لتسجيله عهدة على الجهة الطالبة.

9- استقبال الأختام التالفة أو المطلوب تغييرها وإعداد محضر أتلاف لها وتزويد الجهات المختصة بصورة من محضر الإتلاف.

  تحميل نماذج

• تحميل نموذج 1

• تحميل نموذج 2

أعلى الصفحة

 

وحدة الاتصالات الإدارية

  المسؤليات

1ـ  استلام وتسجيل جميع المعاملات التي ترد إلى الإدارة من خلال النظام الإداري والمالي (مدار)

2ـ  تسجيل المعاملات الصادرة من خلال النظام الإداري والمالي (مدار).

3ـ  تصنيف المعاملات وعرضها على مدير الإدارة.

4ـ  توزيع الخطابات الواردة للإدارة على موظفي الإدارة حسب شرح سعادة مدير الإدارة وجدولتها في الحاسب الآلي حتى يتم متابعتها إلى حين الانتهاء منها.

5ـ  حفظ وأستراجاع وأرشفة الملفات الخاصة بالإدارة من تعاميم وقرارات وصلاحيات وغيرها.

6ـ  استقبال المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات الاتصالات الخارجية لفروع الجامعة داخل وخارج مدينة الرياض والدوائر الحكومية لإنهاء إجراءات الإعمال المتعلقة بتلك الفروع والدوائر.

7ـ  المشاركة في إعداد التقرير السنوي لأعمال الإدارة.

  الصلاحيات

1-  يشرف إدارياً على مستوى الوحدة .

2-  يعد التنظيم اللازم للمحافظة على أوقات الدوام.

3-  له صلاحية الموافقة على طلب الإجازات السنوية والرفع عند العودة .

4-  يعد تقرير ربع سنوي عن سير العمل في الوحدة.

 

  الإجراءات

1- استلام المعاملات الواردة إلى الإدارة.

2- تسجيل المعاملات في نظام متابعة المعاملات.

3- عرض المعاملات على مدير الإدارة.

4- تسجيل المعاملات بنظام الاتصالات الإدارية والمالية ( مدار) وتحديد الموظف المختص.

5- الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات.

6- حفظ صور كامل المعاملات الصادرة.

7- متابعة المعاملات الصادرة بنظام المتابعة.

أعلى الصفحة