عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس تطلق البرنامج الالكتروني لحضور المؤتمرات والمشاركات الخارجية

كجزء من الخطة التطويرية التي تتبناها عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين, قام معالي مدير الجامعة يوم السبت الماضي الموافق 22/4/1430هـ بالتعاون مع عمادة التعاملات الالكترونية والاتصالات بتدشين البرنامج الالكتروني لحضور المؤتمرات والمشاركات الخارجية لأعضاء هيئة التدريس في مكتب معاليه  الجامعة.

  وقد تم بناء التطبيق الالكتروني بعمل مشترك بين كل من عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وعمادة التعاملات الالكترونية والاتصالات، كجزء من خطة اكبر تجمع العمادتين وتهدف إلى تطوير التطبيقات الالكترونية بالإضافة إلى تطوير قاعدة بيانات منسوبي الجامعة.

ويهدف المشروع إلى أتمتة إجراءات طلبات المشاركات الخارجية لأعضاء هيئة التدريس في الجامعة، حيث سيتم التعامل مع طلبات المشاركات الخارجية الكترونياً، بدايةً من شروع عضو هيئة التدريس بطلب حضور مشاركة خارجية من خلال الدخول على موقع:

HTTP://eservices.ksu.edu.sa/cssm

ومن ثم استخدام حسابه الخاص بالخدمات الالكترونية لعمادة التعاملات الالكترونية والاتصالات والمتمثل باسم المستخدم وكلمة المرور للبريد الالكتروني، للدخول للبوابة الالكترونية لطلبات حضور مؤتمرات ومشاركات خارجية, حيث يتم تعبئة الطلب وإرفاق الملفات الضرورية مثل السيرة الذاتية وملخص البحث أن كانت المشاركة بحث أوراق علمية، يلي ذلك ترحيل الطلب الكترونياً لرئيس القسم ومن ثم العميد ليتم اعتماده.

 وبعد عملية الاعتماد من الجهة التي يتبع لها عضو هيئة التدريس يتم استقبال الطلب الكترونياً في عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وبالتحديد في وحدة المشاركات الخارجية التابعة لإدارة شؤون أعضاء هيئة التدريس في عمادة شؤون هيئة التدريس والموظفين، حيث يتم انتقال الطلب الكترونياً من الموظف المختص إلى مدير الإدارة ومن ثم إلى العميد, يلي ذلك انتقال الطلب الكترونياً إلى وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي ليتم اعتماده بشكل نهائي، حيث يتم عندها إرساله الكترونياً إلى وزارة التعليم العالي من خلال البوابة الالكترونية للوزارة للمشاركات الخارجية، والتي تم إطلاقها حديثاً, حيث يفترض أن يتم التعامل معها بسرعة ودقه عالية بالإضافة إلى توفر قاعدة معلومات الكترونية عن المشاركات الخارجية تخدم متخذ القرار عن الحاجة.

ويُمكن النظام عضو هيئة التدريس من الاطلاع على حالة الطلب ومتابعة التدفق الالكتروني للطلب لحين أرسالة إلى وزارة التعليم العالي، بالإضافة إلى أن العمل جاري حالياً لإكمال المشروع, من خلال أنشاء نافذة الكترونية لإرفاق تقرير المشاركة بعد انتهائها بالإضافة إلى ربط النظام بنظام "مدار" المالي والإداري ليتم حينها تنفيذ المستحقات المالية بسرعة ودقه عاليه. كما يجري العمل حالياً على ربط نظام المشاركات الخارجية بنظام المؤتمرات التابع لوزارات التعليم العالي لتكتمل حينها منظومة إجراءات طلب مشاركة خارجية لأعضاء هيئة التدريس في الجامعة.

  يتكون البرنامج من عدده خطوات يتمثل أولها بدخول عضو هيئة التدريس على الرابط المشار إليه سابقا، واستخدام حسابه الخاص بالتعاملات الالكترونية في الجامعة للدخول،

يليه تعبئه طلب جديد، حيث يمكن أرفاق ملفات بأي صيغه (يفضل أن تكون بصيغه pdf) يلي ذلك إرسال الطلب إلى رئيس القسم والذي بدوره يقوم من خلال نافذة اعتماد الطلبات بالدخول إلى قائمة الطلبات الواجب إنهائها والخاصة بجميع أعضاء القسم

    وبمجرد الاعتماد بالموافقة للطلب ينتقل إلى عميد الكلية أو الجهة التي يتبع لها عضو هيئة التدريس ليقوم العميد بدورة باعتماد الطلب عند استيفاء الشروط المطلوبة، حيث يمكن للعميد اعتماد الطلب على حده أو اعتماد الطلبات جميعاً أو الاطلاع على المعلومات قبل الاعتماد.

ويتم إدارة البرنامج في وحدة التطبيقات وإدارات الأنظمة في أدارة الخدمات الالكترونية في عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين حيث يتم تحديث الصلاحيات مباشرة عند صدور قرارات تغير العمداء ورؤساء الأقسام مع إمكانية التفويض واعتماده على النظام في حال الإجازات أو عدم التواجد لمشاركة خارجية علمية أو إدارية مع العلم بأن اعتماد الطلبات يتم من خلال الانترنت وليس مرتبط بتواجد المسئول في مقر العمل.