إشارة للقرار الإداري رقم 926 وتاريخ 17/1/1412هـ بتشكيل لجنة المتابعة للبحوث المدعمة من مدينة الملك عبدالعزيز للعلوم والتقنية .

بحيث يهدف المكتب الى متابعة الأبحاث الممولة من المدينة ماليا وفنيا وتسهيل مهام الباحثين في اجراء بحوثهم

هذا ويتكون المكتب من :

·         لجنة المتابعة :

برئاسة سعادة الأستاذ الدكتور وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي وعضوية كلاً من :

1.       د . عوض بن متيريك الجهني                           ابحاث الكليات الصحية

2.       د . ظافر بن علي القرني                                 الأبحاث الهندسية وعلوم الحاسب

3.       د . احمد بن حمد الفرحان                                ابحاث العلوم الزراعية والعلوم الإنسانية

      وتقوم بالمتابعة الفنية للابحاث المدعمة من المدينة واستيفاء البيانات المطلوبة لإعداد التقارير الفنية وتسليمها لمكتب المتابعة بمكتب سعادة الاستاذ الدكتور وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي .

·         المتابعة المالية :

تقدم التقارير المالية الدورية الى المحاسب بمكتب وكيل الجامعة لدراسات العليا والبحث العلمي الأستاذ / احمد بن سليمان السيف  ت / 4673107 ف / 4678006 ليقوم بالمراجعة والتدقيق على التقارير المالية وابداء الملاحظات عليها ومتابعتها قبل ارسالها الى المدينة .

·         الشؤون الإدارية والسكرتارية :

يقوم الأستاذ / حزام بن عليان العتيبي ت / 4678678 ف / 4678775 سكرتير اللجنة بمكتب وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي بجميع الأعمال الإدارية وتنسيق اجتماعات لجنة المتابعة الدورية والمتابعة لجميع المعاملات والمكاتبات الخاصة بالابحاث بين الباحثين والجامعة والمدينة وتقديم التسهيلات اللازمة للباحثين لانجاز ابحاثهم .

مهام مكتب المتابعة :

1.       الإجراءات الفنية والادارية :

·         توزيع اعلان اولويات برامج المنح السنوية في الكليات والجهات المعنية في الجامعة .

·     تزويد الباحثين الراغبين في تقديم مشاريع بحوث تطبيقية او بحوث دراسات عليا بالكتيبات والأنظمة والنماذج الخاصة بطريقة اعداد وتقديم مشاريع البحوث التطبيقية حيث تقوم المدينة بتزويد الجامعة بها .

·         استلام المشاريع البحثية المقدمة سنويا ودراستها للتأكد من التالي :

1.       اعدادها حسب الطريقة المتبعة والمطلوبة من المدينة .

2.       عدم وجود ازدواجية مع المشاريع البحثية القائمة او التي تمت في الجامعة او تم دعمها من أي مصدر .

3.       الأجهزة المطلوبة للمشروع ومدى توفرها بالجامعة .

4.       تخصص الباحثين وعلاقتها بالمشروع المقدم .

5.       تواجد الباحثين خلال فترة تنفيذ المشروع _ الا في الحالات الخارجة عن ارادة الجامعة .

·         اعتماد المشاريع من ممثل الجهة المفوض لارسالها حسب الموعد المحدد لكل برنامج .

·         اعتماد العقود والتعهدات المطلوبة والتي تحكم سير وتنفيذ البحوث الموافق على دعمها من قبل المدينة . 

2.       المتابعة الفنية :

              تتعلق بمتابعة سير البحث وارسال التقارير الفنية الدورية والنهائية في مواعيدها التي تحدد عند توقيع العقد  ( مالم يتم عمل تعديل عليها لاحقا بموافقة المدينة ) .

وتقوم اللجنة بمكتب المتابعة بالتأكد من استيفاء التقارير الفنية لجميع العناصر التي تعكس الجهد المبذول للوصول الى اهداف المشروع حسب الخطة الأصلية في المشروع المنقح متمثلة في التأكد من مراعاة الباحثين لإستيفاء التقارير الفنية واعدادها حسب الكيفية التي تم اعدادها من قبل المدينة والخاصة باعداد التقارير الفنية الدورية والنهائية .

وبعد تأكد لجنة المتابعة من مطابقة محتويات التقارير الدورية لخطة العمل والمتطلبات الأخرى يتم ارسالها للمدينة .

3.       المتابعة المالية :

·     تودع المبالغ المصروفة من حساب الابحاث العلمية لدى المدينة الى حساب يتبع لوكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي وتغطي متطلبات البحث لمدة سنة , ويتم صرف مخصصات السنة التالية بعد استكمال متطلبات العمل في السنة السابقة من تقارير فنية ومالية واعتماد ذلك من الادارة العامة لبرامج المنح بالمدينة .

·     ترسل السندات الى المدينة كل ثلاثة شهور بعد مراجعتها من قبل محاسب مكتب المتابعة واعتمادها من قبل وكيل الجامعة المفوض مرفقة بتقرير مالي يوضح اوجه الصرف على البنود المختلفة .

               يقوم مكتب المتابعة بالتالي :

1.       متابعة الباحثين فيما يتعلق بتقديم التقارير المالية والنهائية في الاوقات المحددة وتصفية السلف لديهم .

2.       تدقيق التقارير المالية ومطابقتها للبنود المناظرة بميزانية المشروع الجارية حسب التعديلات المعتمدة .

3.       تدقيق ومراجعة التعديلات السنوية المطلوبة حسب ماتم اعتمادة والمنصرف والمناقلات في البنود .

4.       النظر في طلبات الباحث الرئيسي في تعديل الميزانية مع التأكد من وجود مبررات كافية ومقنعة لطلب التعديل وصحة الحسابات .

5.    تزويد المدينة بتقرير مالي معتمد من قبل وكيل الجامعة المفوض والباحث الرئيسي كل سنة من سنوات المشروع يوضح المنصرف فعليا والمرتبط عليه ولم يصرف والمتبقي في ميزانية كل سنة وتقرير مالي نهائي في نهاية المشروع معتمد ويوضح اجمالي المنصرف والمتبقي من المشروع .

6.       توحيد اجراءات الصرف والتدقيق لجميع المشاريع واستخدام النماذج الموحدة والمعدة من قبل المدينة على النحو التالي :

·         نموذج ميزانية

·         نموذج تقرير مالي دوري

·         نموذج تقرير مالي نهائي

·         نموذج طلب تعديل ميزانية

·         نموذج اعتماد تعديل ميزانية

·         نموذج سند قبض

·         نموذج تقرير مالي لسلفة مكتب المتابعة

ولمزيد من المعلومات اتصل بنا على

البريد الألكتروني : kacst@ksu.edu.sa

تلفون / 4678678

فاكس / 4678775