أهداف الوكالة
- ضبط جودة وكفاءة المشاريع في مجال الإدارة والإنشاء.
- بناء الكيان القادر ذاتيا على خدمة الجامعة والمجتمع في إدارة وإنشاء المشاريع والإشراف عليها.
-استقطاب الخبراء المتميزين في مجال إدارة المشاريع والإستفادة من جهودهم في توطين المعرفة التخصصية ذات العلاقة بالمشروعات.
-رفع كفاءة استثمار الموارد البشرية والمادية المتاحة ، لصالح المشروعات الحالية والمستقبلية.
-المساهمة الفاعلة في تذليل الصعوبات التي تعترض إنجاز المشروعات أو تساهم في تقليص جودتهاً.
مهام الوكالة
- القيام بطرح المشاريع للمنافسة للحصول على أفضل العروض من الناحية الفنية والمالية.
- التعاون مع كلية العمارة والتخطيط وكلية الهندسة في تزويد الطلاب بالمعلومات والمخططات التي تساهم في اتجاهاتهم ودراساتهم الميدانية.
- التعاون مع بعض الجهات الأخرى غير الجامعة في تزويدهم ببعض المعلومات التي يمكن الاستفادة منها في مشاريع مثل وزارة التعليم العالي وكذلك الإشراف على تنفيذ مشاريع الوزارة- وكذلك دارة الملك عبدالعزيز وغيرها مثل جامعة عبدالعزيز وجامعة أم القرى وجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية وجامعة الملك خالد وجامعة القصيم وجامعة الملك فيصل وأمانة مدينة الرياض.
- التعامل مع المقاولين والاستشاريين ومع طلباتهم واستفساراتهم والرد عليها.
- التعامل مع متطلبات واستفسارات الجهات المختلفة داخل الجامعة او خارجها فيما يتعلق بالمشاريع.
- مساعدة الإدارة القانونية في دفاعها أمام ديوان المظالم في القضايا المرفوعة ضد الجامعة حيث تقوم بإعداد المعلومات والوثائق المتعلقة بهذه القضايا.
- تقديم المشورة الفنية لمن يطلبها من وحدات الجامعة مثل التعديلات في وحدات الجامعة.
- العمل على تحقيق أقصى استفادة ممكنة من القوى العاملة حسب الإمكانيات المتاحة.
- تحديد احتياجات الوكالة من القوى العاملة الفنية منها والإدارية واقتراح ما يلزم بالتنسيق مع الإدارة العامة لشئون هيئة التدريس والموظفين لإيجاد الكوادر اللازمة المؤهلة وتنمية كفاءتهم.
- إعداد تقارير تقويم الأداء الوظيفي لجميع الموظفين وفق التعليمات المنظمة لذلك.
- التأكد من سلامة واكتمال وثائق المشروعات المعدة للطرح والرفع بها لإدارة المشتريات للإعلان عنها في منافسة عامة.
- الإجابة على استفسارات المقاولين أثناء فترة الطرح والتنسيق في ذلك مع الإدارات الأخرى.
- تشكيل لجان تقويم ودراسة العروض المقدمة لتنفيذ مشاريع الجامعة.
- اقتراح قوائم المقاولين الذين يدعون للدخول في المنافسات المحدودة للتنفيذ.
- متابعة أعمال الصرف على المشروعات وفق ما تم انجازه من أعمال.
- اقتراح أسماء لجان الاستلام الابتدائي والاستلام النهائي لأعمال المشاريع المنتهية.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لطلب تمديد مدة التنفيذ في حال تكليف مقاولي مشاريع الجامعة بأعمال جديدة إذا كان الأمر بها قد صدر في وقت لا يسمح بأدائها في باقي مدة المشروع المتعاقد عليها أو في حالة ما إذا صدر أمر من الجامعة يؤدي إلى إيقاف العمل أو تأخيره لأسباب لا دخل للمقاول فيها والرفع لصاحب الصلاحية.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لطلب زيادة أو إنقاص التزامات المقاولين في حدود النسب والاعتمادات المقررة نظاماً وبما يحقق مصلحة العمل والرفع لصاحب الصلاحية.
- إبداء الرأي في طلبات الاستشاريين والمقاولين بخصوص احتياجاتهم من التأشيرات وفقاً لما يتطلبه صالح العمل.
- إعداد متطلبات الميزانية السنوية فيما يخص المشروعات الجديدة.
- تقديم تقرير ربع سنوي عما أنجز من مهام وحالة الصرف على كافة المشروعات خلال تلك الفترة.
- الإبلاغ عن مباشرة العاملين وكذلك الإبلاغ عن تركهم العمل.
- الموافقة على منح الإجازات الاضطرارية والعادية للعاملين بالتنسيق مع الإدارات الأخرى وفقاً للأنظمة واللوائح، وتنسيق جدولة الإجازات حسبما يتوافق مع متطلبات وحجم العمل، والتوصية بإلغاء إجازة من تتطلب مصلحة العمل تواجده.
- التوصية بترشيح من تنطبق عليه شروط الدورات والبرامج التدريبية من العاملين لتطوير كفاءاتهم الإدارية أو العملية وبما يحقق مصلحة العمل.