فيما يلي أربعة عشر سؤال للمسئولين عن التخطيط في الوزارة ، المدرسة ، الكلية ، والأقسام ، أو المؤسسة التعليمية ككل يمكن أن يسألوا أنفسهم عن عملية التخطيط الاستراتيجي والسنوي. كلما كانت الإجابة على هذه الأسئلة بالإيجاب ، كلما كانت عملية التخطيط أكثر فعالية.

1. هل الرؤية الوصفية ، وبيان أين وكيف ستكون المنظمة المستقبل؟

الرؤية ينبغي أن تكون حية لدرجة أن أصحاب المصلحة يمكن أن يستشفوا نوايا المؤسسة. والرؤية ينبغي أن ترسم صورة ما تأمل أن تصبح عليه هذه المؤسسة. وينبغي أن تتوسع المؤسسة دون أن يكون التغير مستحيلا.

2. هل مهمة الدولة هى ما سوف يتم القيام به؟ ومن أجل من؟

توضح بيانات الرسالة أن مهمة ما تقوم به المنظمة هو البداية المثالية للخطة الإستراتيجية. إذا كانت هذه المهمة ليست واضحة ومتفق عليها، فإن ما تبقى من العملية ستكون غير مرضية. وبيان الرسالة أقل فعالية من المشار إليه.

 3. هل هناك دليل على أن ممثلي الموظفين على جميع المستويات (كلية، هيئة التدريس، وموظفي الدعم، والإدارة) وشارك بطريقة مجدية في الإستراتيجية والتخطيط السنوي؟

على الرغم من أن كل فرد في المنظمة لا يستطيع أن يشارك عادة في جميع مراحل عملية التخطيط ، فإنه يمكن للجميع المشاركة في بعض مراحل هذه العملية. وهناك نموذج لديمقراطية التمثيل في مجموعة (لجنة التخطيط الاستراتيجي) وهى مختارة ومكلفة بوضع الخطة الإستراتيجية. وتقع على عاتق جميع أعضاء لجنة التخطيط الاستراتيجي في إيصال النتائج الأولية للحصول على آراء من الدوائر التي يمثلونها ، سواء كانوا من أعضاء هيئة التدريس، أو الإدارة، أو الموظفين, أو الطلاب. وعلاوة على ذلك، نتائج الدراسات الاستقصائية للجميع (أعضاء هيئة التدريس والطلبة والخريجين وأصحاب العمل، الخ) يمكن أن تعطى تحليل للوضع. في المؤتمر السنوي لمرحلة التخطيط والميزانية، جميع الموظفين يشاركون في تحديد الأهداف والغايات، والأنشطة، والاحتياجات المالية لمجموعة عمل أو وحدة للعام المقبل. ويشارك جميع العاملين في تحديد الحاجة إلى التطوير المهني على أساس الغايات والأهداف التي وضعت بالتعاون بينهما.

4. هل هناك أدلة على أن البيانات عن احتياجات جميع الأطراف المعنية وخاصة تلك التي من خارج المنظمة تم استخدامها في عملية التخطيط؟

شأنها في ذلك شأن جميع العمليات التى تتم على أساس الجودة، فإن نموذج التخطيط يتوقف على معلومات صلبة. وإذا كانت المعلومات عن أصحاب المصالح والاحتياجات لم تكن متاحة أثناء تطوير الخطة التي يجري تطويرها، ينبغي أن تتضمن الخطة آليات لجمع هذه البيانات في غضون السنة المالية الحالية.

5. هل توضع أولوية الأهداف سنويا؟

من الصعب دائما تحديد الأولويات والاتجاهات الإستراتيجية والأهداف الرئيسية حيث قد يكون هناك قدر كبير من التفاعل فيما بينها. ومن المفيد ، مع ذلك ، لتحديد الأولويات والاتجاهات الإستراتيجية أو الأهداف على أساس سنوي التركيز أولا على الأعمال التي تميل إلى دفع الآخرين. المهم هو أن يكون كل موظف قادر على تحديد أولويات الأنشطة التي يحب التركيز عليها في سنة معينة.

6. هي القيود والحواجز ونقاط الضعف متضمنة في الأهداف والغايات؟

فى الإثارة أثناء التخطيط للمستقبل ، ليس من الصعب نسيان المشاكل والعقبات. بعض من هذا "النسيان" هو في الواقع ضروري لدفع الماضي والحاضر وإلى المستقبل. بيد أنه من المهم أن نعيد النظر في المشاكل والعقبات عند وضع الاتجاهات الإستراتيجية. فليس من الضروري ان يكون هناك توجه استراتيجي لكل حاجز ، ولكن أفضل الاستراتيجيات تهاجم العديد من المشاكل في وقت واحد. كما أنه من المفيد أن تحدد في مرحلة مبكرة من العملية الحواجز أو المشاكل الأكثر ضررا, حتى عندما يتم تحديد التوجهات الإستراتيجية يمكن عمل فحص لضمان أن تكون أقوى مشاكل أو العوائق تعالج فى الخطة.

7. هل هناك أدلة في الخطط الإستراتيجية والتنفيذية أن المخططون ينظرون الى الاهتمامات اليومية ويتطلعون الى المستقبل؟

إن احد الأمور التي تميز التخطيط الاستراتيجي التقليدي عن التخطيط على المدى الطويل هو افتراض أن المستقبل لن يكون تمديد للماضي. والتخطيط الجيد لعملية محتملة في المستقبل يتم من خلال جمع المعلومات من المصادر الداخلية والخارجية. بعض الجماعات لديها القدرة على التحدث عن الاتجاهات المستقبلية. بعض الجماعات لها مراجع للكتب، قبل التخطيط لهذا الحدث. تتخذ اليوم بعض الأرقام عن عدد المسجلين و / أو الإيرادات وتبين كيف تختلف سيناريوهات المستقبل وذلك من شأنه أن يؤثر على المؤسسة. عملية التخطيط ذاتها ينبغي أن تشتمل على جهد منظم لتوقع الاتجاهات المستقبلية والاحتياجات المتغيرة لأصحاب المصلحة.

8. هل تدل الخطة على أنه الخيارات تم وضعها من حيث أنواع الأنشطة أو الخدمات، ونظام تقديم الخدمات، والذي سيتم من خلال نطاق جغرافي، ومن خلال العمليات المستخدمة، وما شابه ذلك؟

يتطلب التخطيط الاستراتيجي الاستعداد لتركيز الموارد. وبالتالي فإنه من غير المرجح أن المنظمة ستواصل القيام بكل ما فعلت في الماضي في نفس الطريق إذا كانت جادة في تنظيم وتخطيط استراتيجي.

9. هل تختبر مقاييس النجاح الافتراضات التي تقوم عليها علاقات السبب والنتيجة؟

هذا السؤال يفترض أن مقاييس النجاح تم تحديدها من أجل لأهداف و/أو الأنشطة الرئيسية. هذه المقاييس من النجاح ينبغي أن تتجاوز "عملية" القياس مثل "الانتهاء من التقرير" أو "إعادة تصميم المقرر" على الرغم من أن مقاييس هذه العملية هامة أيضا. والإستراتيجية توصف بأنها مجموعة من الفرضيات حول علاقة السبب والنتيجة. ( "مقاييس النجاح") ينبغي أن تكون قادرة على "اختبار، والتحقق من صحة، وفرضيات تعديل في الإستراتيجية".

10. هل الخطط الثانوية دليل على التعاون والتفاعل بين الموارد؟

من النتائج المتوقعة للتخطيط الاستراتيجي أخذ الوقت الكافي للدراسة والفهم الأفضل لهذه المنظمة ، والبيئة التي تعمل بها ، ويبدأ الناس فى رؤية إمكانيات جديدة لزيادة مواردهم مع غيرهم من الجماعات. وهناك المدخرات التي ستتحقق من خلال التعاون وتجميع الموارد.

11. هل التقارير الرسمية قدمت لمرة واحدة على الأقل خلال كل عام؟

لضمان إحراز تقدم نحو تحقيق الأهداف التي تحرك المنظمة في توجهاتها الإستراتيجية ، من الضروري أن تقدم التقارير لى المنظمة على الأقل مرة واحدة في السنة المالية. وعقد المسئولين اجتماعات لمناقشة الأنشطة المحددة يساعد على التأكد من أن الخطة لا تنسى. في الواقع، ينبغي أن يتم التحقق من التواريخ المحددة لكل هدف أو نشاط رئيسي في مرحلة مبكرة من عملية التخطيط.

12. هل هناك نسخة من الخطة الإستراتيجية و(أو موجز) في يد كل موظف متفرغ؟

لا يجب أن يكون فقط مع الموظفين ورقة عمل تحدد الرسالة والرؤية والتوجه الاستراتيجي للإدارة, المدرسة / الكلية / أو المؤسسات والموظفين ولكب ينبغي أن يكونوا قادرين على التعبير عن المواضيع الرئيسية. وإذا كانت الخطة الإستراتيجية غير مفهومة عموما من قبل الشعب الذي جعلها واقعا ملموسا ، فهى لا تعتبر خطة.

13. متى يجب اتخاذ القرار الأساسي, وهل درست الخطة؟

أحد الأسباب الرئيسية لنجاح عملية التخطيط هو المساعدة على تركيز جهود المنظمة. فإنه قد يكون له أثر عكسي على القرارات وتجاهلها في أوقات الأزمات أو الإجهاد. وبما أن الفرص الجديدة والمشاكل تطرح نفسها باستمرار، فإن الخطة يجب أن يكون بمثابة دليل للتعامل معها. إذا كانت هذه الخطة لا تقدم توجيهات بشأن القضايا التي تحتاج إلى معالجة ومتابعة، أو التي ينبغي أن تترك للآخرين، فهناك شىء مفقود. فإما أن تكون الخطة تتحقق بالكامل أو أن هناك إعاقة للخطة وليس هناك فرص لتجاهلها.

14. هل تتبع خطة الميزانية؟

من الضروري أن تتبع ميزانية الخطة. إذا لم تكن هناك نية المواءمة بين الموارد وعملية التخطيط أو أي آلية من الآليات التي من الممكن أن تفعل ذلك، ليس هناك الكثير مما يشير إلى المشاركة في هذه العملية. والمشاركات الداخلية والخارجية التي يمكن أن تصبح موضع شك إذا كرسوا وقتهم وطاقتهم لمهمة ليس لها أثر حقيقي على قرارات الموارد. وهذا يعتبر تفكير وتصرف استراتيجي هام جدا، وليس تخطيط استراتيجي.

الدكتور / محمد المدنى

عضو لجنة التخطيط الاستراتيجي