وكيلـــة المركز

 د.هنـد بنت خالد خليفة

رقم مكتب الوكيلة: 210/15

          تلفون4354039  :

كلمه وكيله المركز

إن ما تحققه مؤسسات التعليم العالي من نجاح أكاديمي مرتبط بدرجه كبيره بجودة الأداء الإداري للمؤسسة , من هنا تأتي أهميه التخطيط لتحسين مستوى الأداء و التنظيم الإداري وهو ما يسعى إليه مركز الدراسات الجامعية للبنات – الأقسام الإنسانية .تعمل وكاله الشؤون الإدارية بالمركز على أن تكون جزاء من منظومة التغير الواعدة التي تقبل عليها جامعه الملك سعود وحلقه من حلقات التطوير و التقدم , وذلك من خلال تنظيم العمل الإداري و تحديد مساراته, وتأهيل الكوادر الإدارية ورفع مستوى الوعي بأهمية العمل الإداري و نشر ثقافة الجودة بين منسوباتها.في هذا الموقع نبذه عن منسوبات الشؤون الإدارية وأهم المعلومات المتعلقة بالإدارة .

الرؤية :

أن يكون العمل الإداري عنصرا أساسياً في رفع مستوى جودة العمل بمركز الدارسات الجامعية للبنات – الأقسام الإنسانية , وأن يكون التطور الإداري مواكبا لخطه الجامعة في الوصول إلى العالمية .

 الرسالة :

تقديم خدمات متكاملة عاليه الجودة لجميع أعضاء هيئه التدريس في المجالات التي تختص بها وكاله المركز و الوحدات التابعة لها .

الأهداف :

1.    الوصول بالخدمات التي تقدمها وكاله المركز إلى أعلى مستويات الجودة من حيث الدقة في العمل وسرعه الإنجاز

2.    تعزيز التواصل الفعال في بيئة العمل

3.    تطوير العمل الإداري

4.    تطوير مهارات الموظفات الإداريات

5.    إيجاد مناخ إداري فعال يقوم على العمل بروح الفريق

المهام: 

الاشراف على الإدارات التالية:

       - إدارة الشئون الإدارية

-        إدارة الصيانة .

       - وحدة الخدمات بالمركز

    مكتب الإتصالات الرجالية بالمركز-      

       -بقية الادارات وفقا للهيكل التنظيمي

 

سكرتيرة الوكيلة:

 طبيعةعمل السكرتيرة:

- استلام المعاملات الواردة لمكتب سعادة الدكتورة/وكيلة المركز وتسجيلها بسجل الوارد ووضع رقم التسلسل وتاريخ ورودها للمكتب.

- عرض المعاملات على سعادة الدكتورة وكيلة المركز وتسييرها حسب شرح سعادتها عليها .

- تسجيل المعاملات الصادرة بعد أخذ صورة لكل معاملة صادرة لسهولة الرجوع للموضوع في حالة الاستفسار عنها.

 

- حفظ المعاملات بالملفات حسب مواضيعها .

 

- تحرير الخطابات .

 

- طباعة أي مكاتبات خاصة بمكتب سعادة الدكتورة وكيلة المركز .

 

- فتح ملفات جديدة مع بداية كل عام دراسي جديد .

 

- الرد على الاتصالات الهاتفية.

 

- الرد على استفسارات المراجعين .

 

 

وحدة المتابعة بمكتب وكيلة المركز:

مشرفة وحدة المتابعة / بدريه عبدا لرحمن الوتيد

صدر قرار بإنشاء وحدة للمتابع ترتبط بمكتب سعادة الدكتورة وكيلة المركز وتم تكليفي كمشرفة لوحدة المتابعة اعتبارا من 1/1/1428هـ لمتابعة كافة الخدمات الإدارية التي تحتاجها الإدارة بمختلف الفئات عن طريق سجل الحاسب ونظام الاتصالات ت الإدارية أو عن طريق الهاتف والمكاتبات حسب الآتي :- 

- متابعة المعاملات الصادرة والواردة المتطلب متابعتها مع إعداد ونسخ الخطابات المتعلقة بالمتابعة.

- متابعة الأعمال الخاصة بشركة النظافة مع إدارة الخدمات لنظافة المباني والممرات والحدائق والساحات وحاويات النظافة وإزالة المخلفات.

- متابعة نقل الأثاث والرجيع من داخل المركز بالتنسيق مع وحدة الخدمات والإدارة الرجالية

- متابعة أعمال الصيانة والإصلاحات في مباني المركز بالتنسيق  مع إدارة الصيانة.

- المتابعة مع مكتب الاتصالات الإدارية الرجالية وإدارة الجامعة بشأن توفير ورق للتصوير

- متابعة المستحقات المالية لمنسوبات المركز السعوديات والمتعاقدات عن طريق جهاز الحاسب (نظام الاتصالات الإدارية) ومع إدارة الشئون المالية بالجامعة.

- متابعة الطلبات الخاصة بأمور الترقية والإقرارات الخاصة بمنسوبات المركز الإداريات لمن أكملن المدة النظامية وإعداد ونسخ الخطابات اللازمة عليها لرفعها للجهة المختصة.

- العمل كسكرتيرة للجنة التطوير الإداري بالمركز وقد تم ا لرفع للجهات المختصة بطلب تزويدنا باللوائح والأنظمة المتبعة للعمل بها وللرد على استفسارات منسوبات المركز من جميع الفئات من واقع اللوائح والأنظمة المتبعة بالجامعة والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة في كل ما من شأنه تسهيل وتوفير المعلومات الإدارية والنظامية لتسهيل العمل0

- القيام بسكرتارية لجنة التقرير السنوي للعام 1427/1428هـ.

- القيام بالعمل مع موظفات مكتب الاتصالات الإدارية في حالة وجود ضغط عمل أو تغيب أحد  منهن لتسهيل العمل وانجازه وذلك بقيد المعاملات الصادرة والواردة في جهاز الحاسب الآلي (نظام الاتصالات الإدارية) وإحالتها للجهة المختصة حسب الإحالة وبعد استيفائها للشروط المطلوبة.

- المشاركة في بعض اللجان الإدارية في المركز مثل لجان مركز البحوث ـ لجان حفل التخرج

- الرد على استفسارات المراجعات والمتابعة عن طريق نظام الحاسب.

 

 

 

  دليل السكرتارية