مشروع «مدار» المالي والإداري.. خطوة نحو التعاملات الإلكترونية
مشروع النظام المالي والإداري (مدار) يضم ستة مشاريع صغيرة متكاملة كل منها يكمل الآخر ويمر بخمس مراحل ويستغرق عشرين شهراً كحد أقصى.
ولتسليط الضوء على هذا المشروع التقينا بمدير المشروع الدكتور خالد بن سليمان الغثبر حيث تحدث عن فكرة المشروع وأهدافه واستراتيجياته والعديد من المحاور.. فإلى الحوار..
] حدثنا عن المراحل التي يمر بها المشروع.
ـ المراحل التي يمر بها المشروع خمس تبدأ بالتخطيط، ثم مراجعة المتطلبات، ثم حصر التفاوت بين النظام والمتطلبات، ثم التدريب، وأخيراً التطبيق. وهذا المشروع هو عبارة عن ستة مشاريع صغيرة يكمل أحدها الآخر ويعتمد بعضها على بعض مثل (نظام الميزانية) الذي يعتمد على (نظام المالية) و(نظام شؤون الموظفين). ويهدف المشروع لتزويد كل إدارة بنظامٍ جديد في مميزات أفضل من النظام المتوفر لديها حالياً بالإضافة إلى أنه يربط كل دائرة بالدوائر الأخرى وعلى سبيل المثال فإن اسم الموظف ورقمه لن يسجل في كل إدارة على حدة بل سيسجل في قالب واحد يمكن أن تستخدمه جميع الدوائر. كما يهدف المشروع إلى كسب جميع المتعاملين وعدم إقصاء أحد.
] لماذا اخترتم اسم (مدار) تحديداً لإطلاقه على المشروع؟
ـ إن الحاجة إلى اسمٍ سهلٍ وحركي للمشروع دفعت الإدارة لطرح مسابقة عامة لاقتراح أفضل اسم معبر عن المشروع شارك فيها العديد من الطلاب والأفراد واقترحوا أسماء عديدة ومختلفة اخترنا منها حوالي المائة وعرضناها على اللجنة التوجيهية والإشرافية فتم اختيار هذا الاسم (مدار) حيث ترمز (الميم) للجانب الأول (مالي)، و(دار) للجانب الثاني (إداري).
] ما هي الشركة التي تم التعاقد معها لتنفيذ المشروع وعلى أي أساس تم ذلك التعاقد؟
ـ الشركة التي تم التعاقد معها لتنفيذ المشروع هي الشركة التطبيقية لخدمات الحاسب الآلي، وقد تم التعاقد معها بعد مناقصة ومنافسة مع شركات أخرى وعروض متعددة، وهي في المرتبة الأولى وطنياً ومشهودٌ لها بتطبيق الأنظمة واللوائح الحكومية وسبق أن طبقت النظام في جهات عديدة.
] وماذا عن تدريب المستخدمين؟
ـ بالنسبة لتدريب المستخدمين فقد أولت إدارة المشروع هذا الموضوع عناية واهتماماً كبيرين نظراً لأهميته الكبيرة في التنفيذ وأثره في النتائج؛ وذلك بالتنسيق مع الشركة المنفذة؛ وقد تم في هذا المجال تخصيص ثلاث مسارات من الدورات: دورة متخصصة للمدربين (وهم الذين سيقومون بتدريب زملائهم لاحقاً)، ودورة للمستخدمين النهائيين، ودورة متخصصة لمدراء الأقسام. بالإضافة لإنشاء موقع للتدريب الإلكتروني يتم فيه تسجيل جميع عمليات التدريب للمدربين والخطوات والإجراءات المتبعة بحيث يستطيع كل مدرب أو متدرب الرجوع إليه والاستفادة منه والتفاعل معه.
] وما المدة التي يستغرقها تنفيذ المشروع؟ وما المنتظر منه؟
ـ المدة اللازمة لإنجاز المشروع لن تزيد عن عشرين شهراً بحد أقصى وبرغم كونها فترة طويلة ومجهدةً للمستخدمين إلا أنها ستوفر للجميع في النهاية بيئة عملية جديدة وتحسن من إجراءات الإدارات وتساهم بتسهيل وسرعة إنجاز الأعمال بشكل كبير. لكن النظام الجديد (مدار) لن يكون بلسماً شافياً لجميع المشاكل كما قد يتوهم أو ينتظر البعض وإنما سيكون خطوةً على طريق التعاملات الإلكترونية ولبنة من لبنات عمادة التعاملات الإلكترونية في الجامعة بإذن الله. والمشروع قائمٌ على مبدأ التعاون الجماعي في الأداء وشعاره (لنتعاون معاً نحو النجاح) ويلقى الدعم الكبير من معالي المدير ورؤساء الأقسام والمستخدمين..
] كلمة أخيرة؟
ـ أتوجه بالشكر الجزيل لمعالي مدير الجامعة ولرسالة الجامعة وجميع الجهات المشاركة في مشروع (مدار) وأدعو جميع منسوبي الجامعة وبالأخص المتوقع استخدامهم للنظام الاطلاع على موقع المشروع.
الأنظمة التي يشتمل عليها (مدار):
للتفاعل مع موضوعات الصفحة أرسل sms إلى جوال الرسالة 80898
تبدأ بالرمز (21) ثم الرسالة
نظام الصلاحيات والسرية
وهو نظام مستوعب لكافة الأنظمة داخل الحزمة والرابط الرئيسي بينها حيث تم اعتماد احتوائه على جميع العمليات التي تشترك بها أجزاء الحزمة منعاً للتكرار وتطبيقاً للمعايير في سهولة التطوير والتعديل.
مزايا نظام الصلاحيات والسرية:
* يحتوي على إعدادات مركزية للتحكم في عمل أنظمة الحزمة والمستخدمين وصلاحيات العمل عليها.
* مركزية في إدخال المعلومات والرموز المشتركة بين أنظمة الحزمة (الفروع، الوحدات الإدارية، الدول، الجنسيات).
* كشوف واستطلاعات وافية عن هذه المعلومات.
* عدة مستويات للصلاحية.
* الربط مع شؤون الموظفين ومعلومات المستخدم بحيث يتم إيقاف المستخدم عند انتهاء الخدمة أو وجوده في إجازة.
* وجود مستخدم كمدير للحزمة كاملة بصلاحيات خاصة وكذلك وجود مستخدمين كمدراء على مستوى كل نظام لهم صلاحيات خاصة على بعض العمليات الحساسة والتي لا يسمح لغيرهم بالعمل عليها.
* إعدادات مركزية للتحكم في إعدادات السرية وأمن النظام ونطاق الدخول.
* وجود إعدادات للسرية متعددة لضمان استخدام النظام من قبل المصرح لهم فقط وفي الوقت المصرح لهم فيه.
نظام شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين
المزايا العامة:
* سجلات ومعلومات وافية عن الوظائف وتشكيلاتها.
* معرفة وضع جدول التشكيلات الوظيفية والوظائف في أي فترة زمنية.
* إعداد و إدخال للوظائف المقترحة المتعلقة بميزانية العام الجديد.
* إجراء مختلف أنواع الحركات الإدارية والمالية التي تجري على الموظف وتوفير سجلات تاريخية عنها.
* معلومات كاملة عن بيانات الموظف الشخصية والمالية والوظيفية والوثائق.
* تطبيق عملية الترشيح للترقيات على مرتبة معينة آلياً.
* تطبيق دورة العمل لطلبات الموظفين والقرارات والإفادات وربط تأثير القرارات بتواريخها وليس لحظة إدخالها من خلال الآلية التي يعمل بها النظام بتطبيق الدورة الإدارية (التسلسل الإداري) في توجيه طلبات الموظفين المختلفة آلياً إلى مدراء الإدارات المختصة مثل (طلب إجازة) ثم اعتمادها آلياً و من ثم إرسالها إلى إدارة شؤون الموظفين أو إلى صاحب الصلاحية لإصدار قرار بالطلب المرسل آليا من أي موظف.
* التعامل مع موقع العمل (الإدارة والقسم) حسب الميزانية والموقع الفعلي لعمل الموظف وإصدار الكشوفات والتقارير بناء على ذلك.
* التعامل مع مختلف أنواع الكوادر الوظيفية) رسميين - مستخدمين - بند الأجور - التشغيل والصيانة - نظام الساعات - الوظائف التعليمية - هيئة التدريس - الأجر المقطوع يومي - الأجر المقطوع شهري) وتطبيق اللوائح المنظمة لجميع هذه الأنواع.
* التعامل مع عدة تواريخ خاصة ببدء خدمة الموظف «تاريخ التعيين بالدولة، تاريخ التعيين بالجهة، تاريخ المباشرة» إضافة إلى تاريخ الحصول على المرتبة التي عليها الموظف ويقوم النظام باحتساب وتطبيق اللوائح حسب تلك التواريخ.
* إدخال ومتابعة المسابقات الوظيفية ونتيجة الاختبارات (التحريرية والنظرية) والمقابلات ونتائج المسابقات الوظيفية.
* إمكانية استعلام أي موظف عن معلوماته الوظيفية والمالية وأرصدة إجازاته و كذلك حركاته المختلفة.
نظام الرواتب
المزايا العامة:
* إمكانية التحكم بتأثيرات حركات شؤون الموظفين.
* القدرة على التحكم في إظهار التأثير المالي للحركات ذات التأثير المالي على وضع الموظف المالي في التاريخ الذي يختاره.
* يوفر النظام عدة أنواع من المسيرات إضافة لمسير الرواتب الشهري مثل مسيرات الانتداب ومكافأة العمل الإضافي ومسيرات حسب الغرض إفرادية وجماعية.
* يوفر النظام مسيرات خاصة للمتعاونين وبشكل منفصل عن الموظفين الآخرين وبناء على أسس احتساب مرنة.
* إعداد استمارة أمر صرف.
* الربط مع النظام المالي في التأديات وإنشاء أوامر الصرف للمسيرات آليا.
* تعريف بنود البدلات والاستقطاعات على مستوى نوع الكادر الوظيفي ونوع التعيين (رسمي - عقد).
النظام المالي
ويهدف إلى أتمتة الأعمال التي تقوم بها الإدارة المالية في الجامعة من خلال الإجراءات اليومية المتبعة لإعداد أوامر الصرف وأذون التسوية ومتابعة الأعمال اليومية.
أهم مزايا النظام المالي:
* أتمتة أعمال جميع أقسام الإدارة مع ترابط و تطبيق إجراءات العمل بينها.
* العمل على أكثر من سنة مالية في نفس الوقت بغض النظر عن حالتها.
* مرونة في تعريف الدليل المحاسبي من حيث كثرة الخصائص المتوفرة في النظام كما أنه يوفر تنوعاً في طبيعة الحسابات المستخدمة في المنشأة مع إمكانية التعديل والإضافة في أي وقت حسب الصلاحية.
* تحقيق الرقابة الآلية على ميزانية بنود المصروفات وبنود الإيرادات إن وجدت.
* السماح للإدارات الأخرى بإدخال ما يخصها مباشرة من أوامر الصرف أو مذكرات حجز المبالغ من الإدارة المالية بعد اعتماد الإدارة المالية لذلك.
* يدعم وجود ميزانية معتمدة خاصة بالمصروفات وأخرى بالإيرادات وبالتالي متابعة عمليات الصرف والحجز على المبالغ المعتمدة لكل حساب.
* مركزية في مصادر المعلومات بشكل يضمن تطابق النتائج ودقتها سواء للمعلومات الإفرادية أو الإجمالية وبالتالي منع تكرار الأخطاء الناتجة نتيجة تناقل المعلومات بين موظفي الإدارة المالية.
* العمل على جميع إجراءات أمر الصرف وإذن التسوية من شاشة واحدة حيث لا يحتاج المستخدم للتنقل بين أكثر من شاشة أو أكثر من مجموعة لإتمام الإجراءات المالية المتبعة ويستطيع المستخدم استرجاع أي مستند بسهولة تامة ومعرفة الموظفين المعتمدين أو الموقعين عليه والمرحلة الحالية للسند.
* يدعم النظام طرق عديدة ومختلفة لدفع المستحقات المالية.
* يوفر النظام استطلاع البحث الشامل عن أوامر الصرف وأذون التسوية.
* يوفر النظام المالي قائمة بمهام كل مستخدم.
* مرونة في تحديد أسماء أصحاب الصلاحية والمناصب بالنسبة للموقعين على النماذج والكشوفات المالية المختلفة.
* متابعة للشيكات الصادرة لأوامر الدفع من وزارة المالية والواردة في البلاغات أو الكشوف الصادرة منها.
* توفير آلية كاملة لإدخال العقود الخاصة بمشاريع التشغيل والصيانة والإنشاء والقدرة على متابعة هذه العقود حسب فترة العقد.
نظام مشروع الميزانية
ويهدف نظام مشروع الميزانية إلى أتمتة الأعمال التي تقوم بها إدارة التخطيط والميزانية وهي الجهة المعنية بمشروع الميزانية في جامعة الملك سعود من خلال أتمتة الإجراءات التي تقوم بها لهذا الغرض.
أهم مزايا النظام:
* متكامل مع حزمة الأنظمة الحكومية و الربط مع نظام الحزمة العام بالنسبة للرموز العامة المختلفة والصلاحيات والإعدادات العامة.
* الربط مع النظام المالي ويشمل ذلك تهيئة أبواب وبنود حسابات المصروفات والإيرادات الخاصة بالسنة المالية القادمة، وتهيئة المشاريع والعقود المقترحة وعناصرها.
* الربط مع شؤون الموظفين والرواتب من حيث قراءة التشكيلات الفعلية والمقترحة آليا والوظائف الملغية من النظام وتفريغها في النماذج المحددة، وقراءة البيانات الفعلية للسنة الحالية والسنوات السابقة تلقائيا والرواتب والبيانات الخاصة بمشروع الميزانية.
* الربط مع نظام العهد ويشمل قراءة الأصناف المختلفة الموجودة كعهد شخصية أو عهد تابعة للإدارات مثل السيارات والمعدات والتجهيزات وضمها آليا لكشوف مشروع الميزانية.
* العمل على أكثر من سنة مالية في نفس الوقت.
* العمل على عدة مستويات للنماذج مع إمكانية الدمج بينها (القسم، الإدارة، الفرع، الجهات التابعة للوزارة).
نظام الاتصالات الإدارية
يهدف نظام الاتصالات الإدارية إلى أتمتة أعمال إدارات وأقسام الاتصالات الإدارية في الجامعة إذ يقوم بمتابعة المراسلات الصادرة والواردة من مختلف الجهات ومتابعتها من خلال تنفيذ الإجراءات اللازمة عليها من عمليات العرض والإحالة والتسديد ومتابعة المعاملات كما يتيح إعطاء صلاحيات مختلفة للمستخدمين في تنفيذ العمليات المختلفة.
أهم مزايا النظام:
* إتاحة إمكانية تصنيف المعاملات حسب طبيعة عمل العميل مثل قرارات، تعاميم، معاملات، طلبات توظيف. مع تخصيص نماذج للعمل عليها وتحديد سجلات خاصة بها في حال الرغبة بذلك.
* التعامل مع المعاملات التي تخص التسديد والتعقيب والإلحاق لمعاملات أخرى والربط بينها بشكل آلي بغرض المتابعة.
* إدخال معلومات كاملة عن المعاملة عند قيدها وإمكانية ضم الصور والمرفقات الإلكترونية إلى المعاملة مع وجود طريقة آلية ومرنة لترقيم المعاملات.
* إدخال معلومات المعاملة الصادرة لحظة إنشائها من قبل المختص وربطها بالمعاملة الواردة قبل تصديرها بشكل يسمح بمتابعتها وهي تحت التنفيذ.
* تخفيف العبء وتقليل الخطأ في إدخال المعلومات الخاصة بالمعاملات الصادرة حيث يتم إدخال معلوماتها من قبل الموظف الذي يعمل على المعاملة ويكون دور الاتصالات الإدارية قيدها في سجلات الصادر بحيث يقوم النظام بنقل معلومات المعاملة للسجل بطريقة آلية.
* وجود ميزة عرض المعاملات الواردة قبل أو بعد تسجيلها بالوارد.
* استخدام البريد الإلكتروني في إشعار الجهات والموظفين بالمعاملات الصادرة والمحالة لهم مع إمكانية تنفيذ الاستلام بشكل آلي من خلال الرد على البريد.
* وجود ميزة التحذير التلقائي للمعاملات التي تجاوزت آخر موعد للرد ولم يتم إنهائها.
* إمكانية أن يكون الصادر الواحد تسديداً لأكثر من وارد وأن يكون الوارد تسديداً لأكثر من صادر.
* إمكانية ضم المرفقات الالكترونية لأي معاملة مثل (صورة المعاملة أو صورة غيرها، ملف وورد، ملف إكسل).
* إمكانيات عديدة للبحث بأي جزء من معلومات المعاملة أو الحركة.