عميد القبول والتسجيل د. عبدالله السلمان يتحدث لـ «رسالة الجامعة»:

المنظومة الأكاديمية بالجامعة توافق توجه المملكة نحو الحكومة الإلكترونية

لهذه الأسباب أخترت كلية المجتمع لتطبيق المنظومة فيها كبداية

 

حوار/ نايف الحميدين

أبرمت الجامعة عقدا مع الشركة الفنية لتوطين التقنية لتوريد وتركيب وتطبيق وصيانة المنظومة المتكاملة e.Registerلإدارة المعلومات الأكاديمية في الجامعة، حيث ستتمكن الجامعة من خلال هذه المنظومة من إدارة إجراءاتها وبياناتها الأكاديمية إلكترونيا معتمدةً على أحدث التقنيات في مجال الحلول الآلية، بالإضافة إلى خدمات البوابة الأكاديمية الالكترونية  Edugateالتي توفر مجموعة كبيرة من الخدمات  لكل من الطالب وعضو هيئة التدريس مثل القبول والتسجيل ورصد النتائج  ومجموعة من الحركات الاكاديمية عبر الانترنت.. ولتسليط الضوء على المشروع التقينا بالدكتور عبدالله السلمان عميد القبول والتسجيل بالجامعة. 

 ما  أبرز اهداف مشروع النظام الأكاديمي الجديد للجامعة وماهي الشركة التي تم التعاقد معها؟

 المشروع يأتي ضمن منظومة من المشاريع التقنية التي تنفذها الجامعة لتحقيق توجه المملكة نحو الحكومة الالكترونية  ولتبني حلول متكاملة لدعم رسالة الجامعة بتقديم بيئة تعليمية ذات جودة عالية تخدم توجهات القيادة الرشيدة وتحقق رسالة التعليم العالي في هذا البلد المعطاء وذلك من خلال استثمار التقنيات الحديثة لتحقيق التميز في تقديم الخدمات الجامعية للطلاب وأعضاء هيئة التدريس وجميع منسوبي الجامعة والاستغناء عن بيئة العمل الورقية مما يساهم  في تطوير نوعية الاداء. ونهدف إلى تحقيق الريادة في هذا المجال إن شاءالله.  ويهدف المشروع إلى توريد وتركيب وتطبيق وصيانة المنظومة الأكاديمية المتكاملة  لجامعة الملك سعود وبما يتوافق مع متطلباتها وتقديم جميع خدمات ادارة المشروع ونقل المعرفة للعاملين في الاقسام الاكاديمية من خلال التدريب المكثف بالاضافة الى تقديم خدمات نقل البيانات التاريخية وتفعيل وتشغيل المنظومة في جميع كليات واقسام الجامعة مع مراعاة البيئة الحاسوبية للجامعة حيث تمّ تصميم المنظومة لتعمل بأداء متوازن مع جميع وحدات الجامعة الأكاديمية.

ما المعايير التي تم على أساسها اختيار هذه الشركة دون غيرها؟

- لقد جاء قرار اختيار الجامعة لمنظومةe.Register  من الشركة الفنية لتوطين التقنية بعد دراسة متأنية من عدة لجان فنية متخصصة في الجامعة قامت بفحص وتدقيق حلول الأنظمة الأكاديمية الجامعية المتاحة من شركات مختلفة، وقد تم التوصل إلى أن منظومةe.Register تقدم الأدوات التي تناسب الجامعة في بيئة آمنة وسهلة وذات موثوقية عالية وقابلة للتطوير والتأقلم مع النظم الأخرى وفق احتياجات الجامعة، بالإضافة إلى موائمتها للوائح وسياسات التعليم العالي في المملكة ودعمها اللغة العربية والتاريخ الهجري بشكل أساسي ضمن بنية النظام، وفوق هذا كله اختيار الشركة الفنية لتوطين التقنية يدعم التوجه نحو توطين التقنية ودعم السواعد الوطنية المؤهلة والسعي نحو الشراكة بين الجامعة والمجتمع للاستمرار في تطوير وبناء المجتمع المعرفي. بالإضافة إلى خبرة الشركة السابقة في تطبيق أنظمة الجامعات منذ فترة طويلة فى العديد من الجامعات السعودية الكبيرة الحكومية والأهلية ومنها جامعات نشأت من جامعة الملك سعود مثل (جامعة الملك خالد وجامعة القصيم) إضافة إلى أكثر من 50 جامعة خارج المملكة.

 

وما مكونات المنظومة الأكاديمية الأساسية وعلى ماذا تشتمل؟

- تشتمل المنظومة الجديدة على عدد من النظم والخدمات التي يتم من خلالها إدارة الشؤون الأكاديمية بالجامعة بشكل يقلل التدخل البشري قدر الإمكان، إضافة إلى بعض النظم المساندة المتكاملة فيما بينها وهي:

 نظام ادارة  الشؤون الأكاديمية للجامعة، ونظام ادارة القبول والبطاقات الجامعية، ونظام التسجيل (بما في ذلك التسجيل عبر الإنترنت)، ونظام المتابعات الاكاديمية ورصد الدرجات وتخريج الطلاب، بالإضافة إلى متابعة الرسائل الجامعية لطلبة الدراسات العليا، ومحاسبة الطلبة، ونظام مكافآت الطلبة، ونظام البرامج التدريبية الخاصة بكليات خدمة المجتمع، ونظام العيادة الطبية، ونظام الإسكان، ونظام الأمن والسلامة، فضلاً عن نظام التحكم والصلاحيات ونظام إصدار التقارير والخطابات، والبوابة الالكترونية(خدمات الإنترنت).

تم تفعيل المنظومة الاكاديمية لإدارة المعلومات الأكاديمية بكلية المجتمع بالرياض. لماذا تم اختيار هذه الكلية كبداية لتطبيق المنظومة ؟ وكيف تقيّمون هذه التجربة؟

- إن كلية المجتمع هي أحد الفروع المهمة لدى جامعة الملك سعود وقد تم اختيارها من قبل اللجنة الاستشارية للمشروع لتكون أول موقع يطبق فيه المنظومة الأكاديمية نظراً لتنوع التخصصات والبرامج فيها وعدم ارتباط خططها الدراسية وجداولها المباشر بكليات أخرى، إضافة إلى كونها خارج المدينة الجامعية مما يجعلها نموذجاً مثالياً لتطبيق تجربة المنظومة لفروع الجامعة الأخرى، وقد بدأ تطبيق دورة الحركات الأكاديمية من جداول ونتائج وتسجيل وغيرها من نهاية هذا الفصل الأول 28/1429هـ، ومن بداية الفصل الثاني لهذا العام تمكّن الطلاب في كلية المجتمع بفضل الله من استخدام النظام للتسجيل والحذف والإضافة مباشرة عن طريق الإنترنت. وقد كانت تجربة تفعيل المنظومة الأكاديمية بها مليئة بالفوائد والخبرات لنا وستساعدنا بإذن الله في تطبيق المنظومة في الجامعة وباقي الفروع بشكل أكثر فاعلية وكفاءة، وقد كان لهذه التجربة أثر إيجابي على الطلاب وأعضاء هيئة التدريس بالإضافة إلى إدارة الكلية بعد أن تم الانتقال الكامل من النظام الحالي إلى المنظومة الأكاديمية الجديدة. وبهذه المناسبة نقدم الشكر لسعادة عميد كلية المجتمع ووكلائه ومنسوبي الكلية على تعاونهم مع عمادة القبول والتسجيل لإنجاح هذه التجربة.

هل بدأتم تنظيم دورات تدريبية لمسئولي القبول و التسجيل بالجامعة على المنظومة الاكاديمية الجديدة؟ وماهو تقييمكم لاستيعاب المستخدمين لبرنامج التدريب؟

- إن التدريب على النظام الجديد هو أمر ضروري للاستفادة من المنظومة بشكل كامل، وحيث أن النظام يخدم الجانب الأكاديمي كاملاً في الجامعة فسوف تكون عمادة القبول والتسجيل هي الجهة التي تنقل ثقافة المنظومة الجديدة لغيرها من الكليات والإدارات والطلاب بهدف تقديم أفضل الخدمات لجميع منسوبي الجامعة وتسهيل التواصل مع الجميع، وقد وضعت إدارة المشروع بالجامعة مع الشركة المنفذة خطة شاملة لتدريب وتأهيل الفئة المستهدفة على استخدام المنظومة، والتأكد من استيعابهم لها. وتسير حالياً عملية التدريب وفق الخطة الموضوعة لذلك، وقد بلغ عدد المتدربين والمتدربات على استخدام المنظومة ما يزيد على 100 متدرب ومتدربة، منهم 60 متدربا و40 متدربة. وقد تم التدريب في قاعات مخصصة للتدريب بمختلف وحدات الجامعة مزودة بجميع الأجهزة اللازمة لإتمام عملية التدريب بالشكل الصحيح، ويقوم على التدريب خبراء ومتخصصين  في المنظومة الأكاديمية، وقد أظهرت الدراسات الميدانية التي أجريت على المستخدمين الذين تلقوا الدورات التدريبية استيعابهم للبرنامج وإتقانهم العمل عليه.

هل ستوفر المنظومة الجديدة خاصية ربط الجامعة بالكليات والفروع المختلفة؟

- نعم سيتم ربط الفروع بالمركز الرئيس وهذه الميزة ستوفر جميع المعلومات في نفس اللحظة والحدث حال وصوله وسيسهل نقل الطلاب الكترونياً من فرع إلى آخر وسيتيح جميع معلومات الطلاب وتاريخهم الدراسي من أي مكان كان وفي أي وقت ويخدم كافة المستويات من طلاب وأعضاء هيئة تدريس ومتخذي القرار.

متى سيتم التطبيق الكامل للمنظومة الأكاديمية الجديدة على جميع كليات الجامعة؟ , وهل تتوقعون أن  يقضى ذلك على المشكلات التي يواجهها الطلاب من ازدحام و غيره فى أوقات التسجيل مع بداية كل فصل دراسي؟

- وضعت إدارة المشروع مع الشركة المنفذة خطة تنفيذية للانتقال من النظام الحالي إلى المنظومة الأكاديمية الجديدة بصورة سلسة وبأقل جهد وأسرع وقت ممكن مع الالتزام بالدقة في تشغيل المنظومة ويشتمل ذلك على نقل البيانات والسجلات لحوالي ثمانين ألف طالب وطالبة منتظمين وأكثر من مائتين ألف من الطلاب والطالبات المتخرجين. بالإضافة إلى التأكد من تلبية المنظومة لجميع متطلبات الجامعة بمختلف وحداتها، ونتطلع إلى الانتقال من النظام الحالي إلى النظام الجديد بشكل نهائي بمشيئة الله في بداية الفصل الأول من العام الجامعي 1429 / 1430هـ لكي يتمكن الطلاب والطالبات من اختيار المقررات التي يرغبون إضافتها أو حذفها وفق ضوابط الخطة الدراسية وينفذونها بأنفسهم عبر الإنترنت، أيضاً سيمكّن النظام الطلبة من الحصول على جداولهم ونتائجهم وسجلاتهم الأكاديمية بشكل آني حال تحديثه مما يوفر وقت وجهد الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين ويسهل على الطلاب والطالبات عناء مشقة الذهاب والازدحام في صفوف التسجيل الطويلة في بداية كل فصل دراسي. وسيتبع هذه العملية عمليات تطويرية مستمرة لتقديم خدمات الكترونية أخرى عن طريق المنظومة الأكاديمية للاستفادة من الإمكانيات الضخمة في المنظومة مثل التواصل التفاعلي بين الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والتكامل مع بيئات التعليم الإلكتروني الذي تتبناه الجامعة حاليا والتحول نحو مفهوم الحكومة الالكترونية الحقيقي والكامل بشقيها المعلوماتي والخدمي إن شاء الله.