تحدث عن النظام الأكاديمي الجديد الدكتور النمي:
تفعيل النظام  الجديد يستدعي حصول الطالب على بريد إلكتروني
يستطيع الطالب استلام جدوله والحذف والإضافة دون الاستعانة بعمادة القبول أو الكلية

حوار/ سعد العدام
تعتبر جامعة الملك سعود من أولى الجامعات التي استخدمت النظام الأكاديمي قبل ما يزيد عن عشرين سنة، وبسبب التطور الهائل في تقنية المعلومات، والكم الهائل من البيانات المتعلقة بالطلاب بدأ النظام الأكاديمي يعجز عن مسايرة التطورات، وظهرت في جسده المترهل العديد من العيوب التي استدعت تغييره واعتماد نظام جديد.
    وقد بدأ العشمل على إعداد ووضع تصورات عن مواصفات النظام الأكاديمي الذي تسعى الجامعة لامتلاكه، وشُكلت لجان قامت بوضع الخطط والاستراتيجيات التي تتناسب مع الأهداف والرؤية المستقبلية لتوجه المملكة العربية السعودية لتكوين حكومة إلكترونية.
وقامت اللجنة المسؤولة عن وضع كراسة المواصفات واختيار النظام الأكاديمي المناسب بزيارة عدد من الجامعات داخل المملكة وخارجها بالإضافة إلى المؤتمرات واللقاءات المتخصصة في أنظمة القبول والتسجيل بهدف التعرف على الخدمات الإلكترونية التي تقدمها لطلابها واختيار أفضل المواصفات والأنظمة.
   بدأ التفكير في تغيير النظام من حوالي عشر سنوات وكان حلماً يراود الجميع، ومع بداية العام الدراسي 1428/1429هـ بدأ العمل في تنفيذ المنظومة الأكاديمية الجديدة من قبل الشركة  الفنية لتوطين التقنية تحت إشراف اللجنة الإشرافية على المشروع وإدارة المشروع من قبل الجامعة..
 لتسليط الضوء على هذا الموضوع نلتقي الدكتور محمد بن صالح النمي المدير التنفيذي للمشروع:
* كيف تنظرون لأهمية النظام الأكاديمي للجامعة؟
-  تعتبر جامعة الملك سعود من أعرق الجامعات في المملكة وأكبرها، بل ومن أكبر الجامعات في المنطقة من حيث عدد الطلاب والمساحة الجغرافية، وفي ضوء هذه المعطيات، والإمكانيات التي تمتلكها لا بد أن يعكس النظام الأكاديمي للجامعة حجم  هذه الإمكانيات، وأن يُشار إلى نظامها الأكاديمي بالبنان.
* يُفهم من ذلك أن النظام الأكاديمي الماضي أصبح يعاني من بعض المشاكل والمعوقات التي تدفع عمادة شؤون القبول والتسجيل لعدم الاستمرار في استخدامه، فهل لنا أن نتعرف على أبرز عيوبه؟
- هذا صحيح؛ فقد بدأ النظام الأكاديمي الماضي يعجز عن مسايرة الكم الهائل من المعلومات والبيانات الشخصية والأكاديمية المتعلقة بالطلاب. وإذا أضفنا البعد الأهم وهو التطور الهائل في تقنية المعلومات والاتصالات، تتضح المعاناة التي يواجهها الطلاب وأعضاء هيئة التدريس ومستخدمو النظام بسبب عجز النظام عن مواكبة العصر الحالي. ويمكن تلخيص أهم مشاكله فيما يلي:
- عدم إمكانية وصول الطالب وعضو هيئة التدريس للنظام عن طريق الشبكة العنكبوتية (الإنترنت)، وعدم قدرة الطالب على التسجيل والحذف والإضافة عن طريق الشبكة، وتعذر وصوله  إلى معلوماته الشخصية والأكاديمية عن طريق الشبكة.
- غياب عمليات التحديث الآلي المباشر في بعض أنظمة الجامعة المرتبطة ببيانات الطالب الأكاديمية.
- عدم قدرة المسؤولين في الجامعة للوصول مباشرة إلى التقارير والإحصائيات اللازمة لرسم الإستراتيجيات واتخاذ القرارات المناسبة.
-  تعذر إجراء عمليات القبول عن طريق الشبكة العنكبوتية (الإنترنت).
* وماذا عن النظام الأكاديمي الجديد؟
- النظام الأكاديمي أو المنظومة الأكاديمية الجديدة e.Register،  منظومة متكاملة تُعنى بإدارة معلومات الطلاب (الشخصية والأكاديمية)، قدمته شركة محلية متخصصة بإدارة المعلومات.
  وللنظام الأكاديمي  e.Register  واجهتان أساسيتان هما: التطبيق الأكاديمي، وبوابة النظام الأكاديمي Edugate.
  بدأ العمل مع الشركة المنفذة للمشروع مع بداية العام الدراسي 1428/1429هـ، وتمّ بحمد الله تعالى وخلال فترة قياسية تطبيق النظام الأكاديمي الجديد وقد بذلت جميع فرق العمل التي تكونت في الجامعة والشركة جهوداً كبيرةً لتحقيق هذا الإنجاز.
* وما مميزات النظام الأكاديمي الجديد وبوابة النظام الأكاديمي؟
-  يتعامل النظام الأكاديمي الجديد e.Register   وبوابة النظام الأكاديمي Edugate ومن خلال مكوناته المختلفة مع عدة شرائح من المستخدمين؛ فيتعامل مع أصحاب القرار وصناعه ويقدم لهم الإحصائيات التي تسهم في بناء استراتيجيات الجامعة، ورسم خططها المستقبلية، ويتعامل مع أعضاء هيئة التدريس؛ فيُسهم في متابعة الإرشاد الأكاديمي، ورصد النتائج والتقديرات وغيرها.
ويتعامل مع مستخدمي النظام في الكليات ووحدات الجامعة المختلفة أو موظفي عمادة شؤون القبول والتسجيل والعمادات المساندة ومسؤولي التسجيل في الكليات، فيُسهل الأعمال والإجراءات اليومية والروتينية من خلال أتمتة الأعمال المكتبية.
ويقدم خدماته الإلكترونية للطالب عبر بوابة النظام الأكاديمي Edugate ، ويقدم خدمات الضيف أو ما نسميه بالزائر فيتعرف من خلالها على الجامعة وأنظمتها، ومعرفة تقويمها الأكاديمي.

* هل يمكن عرض أوسع للخدمات المقدمة للطلاب عن طريق الإنترنت من خلال بوابة النظام الأكاديمي؟
-   يمكن إجمال هذه الخدمات فيما يلي:  التسجيل الإلكتروني (التسجيل والحذف والإضافة)، والاطلاع على الجدول الدراسي للجامعة والشعب المفتوحة والمغلقة، وعلى جدول الطالب وطباعته، ومن خلال هذه الخدمة يستطيع الطالب الاطلاع على جدوله الدراسي، وإجراء عمليات التعديل على أوقات الشعب المسجلة، فيقوم بعمليات الحذف والإضافة دون الحاجة إلى مراجعة عمادة شؤون القبول والتسجيل، أو مراجعة مسجلي الكليات، وكذلك يستطيع الحصول على نتائج المقررات الفصلية فور رصدها، والاطلاع على السجل الأكاديمي وطباعته بشكل غير رسمي.  واستعراض الفصول الدراسية للطالب، ونتائج المقررات المسجلة، والمعدل الفصلي، والمعدل التراكمي، وعدد الإنذارات، بالإضافة إلى ما يؤديه من دور في طلب تغيير التخصص والتحويل، والاعتذار عن الفصل الدراسي، وتأجيل الفصل الدراسي، والاطلاع على الخطة الدراسية للطالب والمقررات المجتازة والمقررات المتبقية من الخطة. ولا تقتصر هذه الخدمات على النقاط السابقة بل تضطلع بدورها أيضاً في: عرض الغيابات خلال الفصل الدراسي، وعرض العقوبات المسجلة على الطالب في فترة دراسته الجامعية، واستعراض المكافآت التي تم صرفها حسب الشهر والسنة، واستعراض السجل المالي للسلف ودفعات التسديد، وتقديم الاقتراحات والشكاوى، وتقييم أداء أعضاء هيئة التدريس، وتبادل الرسائل الإلكترونية، وتغيير كلمة السر.
* حسناً.. ولكن  كيف يستطيع الطالب الدخول إلى بوابة النظام الأكاديمي؟
- يستطع الطالب الدخول إلى بوابة النظام الأكاديمي Edugate  عبر هذا الرابط http://edugate.ksu.edu.sa، ومن ثم إدخال اسم المستخدم وكلمة السر التي حصل عليها عند تكوينه للبريد الإلكتروني من خلال موقع عمادة التعاملات الالكترونية والاتصالات، والذي يحتاج الطالب فيه للرقم الجامعي ورقم السجل المدني للدخول أول مرة. ورابط التسجيل للحصول عل بريد إلكتروني من الجامعة هوhttp://student.ksu.edu.sa 
* ولكن الطالب الذي ليس لديه بريد إلكتروني من الجامعة، كيف يدخل للنظام؟
- يجب على الطالب التسجيل والحصول على بريد إلكتروني من الجامعة بالطريقة التي ذكرتها في إجابة السؤال السابق حتى يتمكن من الاستفادة من هذه الخدمة وخدمات أخرى لاحقة في الجامعة بإذن الله. وأؤكد على أن الطالب الذي لايحصل على بريد إلكتروني من الجامعة لن يتمكن من الحذف والإضافة عبر الإنترنت ولا الوصول إلى الخدمات الأخرى التي سبق ذكرها، وسيكون الرقم الجامعي وكلمة السر مفتاح الطالب الوحيد في الجامعة في المستقبل القريب بإذن الله. وهنا أنصح جميع الطلاب والطالبات بالتسجيل والحصول على بريد إلكتروني وكلمة سر ( وكلمة السر التي يدخلها الطالب عند التسجيل للبريد الإلكتروني هي التي ستستخدم للدخول على البوابة الإلكترونية).
وإذا واجهت الطالب مشكلة  أثناء محاولة التسجيل الأولى عن طريق موقع عمادة التعاملات الإلكترونية فيجب إرسال رسالة بريدية للعنوان التاليsupport@ksu.edu.sa    وسيتم توجيه الطالب والطالبة لحل المشكلة التي تكون في الغالب نتيجة لعدم صحة رقم السجل المدني.
* وهل تتوقع أن يواجه الطالب مشاكل في التعامل مع البوابة الإلكترونية كونها في مراحلها الأولى ولم يسبق للطالب الدخول إليها ؟
  - بالنسبة لاستخدام البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي فقد بذلنا جهودنا ليستطيع الطالب استخدام البوابة دون الحاجة إلى أي مساعدة. وقد تم بحمد الله عرض البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي من قبل إدارة المشروع على شكل محاضرات ثم دعوة الطلاب والطالبات لحضورها وتم خلالها شرح عام لمكونات البوابة وكيفية الاستفادة منها، وسيتم كذلك تدريب مسجلي الكليات على استخدام البوابة لمساعدة الطلاب عند الحاجة .
وتجدر الإشارة إلى أن البوابة Edugate تم فتحها للطلاب والطالبات وبإمكان الطالب والطالبة الدخول على حسابه ومراجعة بياناته والتأكد من صحتها. وفي حالة وجود أخطاء في بيانات الطالب يقوم بإرسال بريد إلكتروني إلى edugate@ksu.edu.sa ويطلب تصحيح بياناته. وسيتم تمكين الطلاب والطالبات من التسجيل للفصل الصيفي والفصل الأول القادم بإذن الله من خلال هذه البوابة.
في الختام نتمنى لكم التوفيق ولجامعتنا الحبيبة، ونتقدم بالشكر الجزيل إلى سعادتكم على ما منحتمونا  إياه من وقتكم الثمين، وسنتابع حوارنا في عدد قادم إن شاء الله تعالى حول التجربة الأولى للنظام الأكاديمي e.Register ، ولبوابة النظام الأكاديمي في كلية المجتمع بالرياض، ونتعرف على باقي خدمات البوابة لأعضاء هيئة التدريس والزائرين..