1 - اللجنة الدائمة للوثائق:
وهي ترتبط بوكيل الجامعة للدراسات والتطوير والمتابعة ويتولى رئاستها بهدف الإشراف على تطبيق أنظمة الوثائق والمحفوظات في الجامعة، واعتماد الخطط والسياسات والإجراءات التنفيذية المتعلقة بها.
المهام:
1 - متابعة التطبيق الأمثل لأنظمة الوثائق والمحفوظات ولوائحها وسياساتها وخططها وبرامجها وإجراءاتها.
2 - التوجيه بإعداد الدراسات النظامية والتنظيمية والإجرائية لتبسيط أداء الأعمال واختصار الإجراءات وتنميط الأعمال المتماثلة واقتراح المعايير الشكلية والموضوعية لإنتاج الوثائق.
3 - دراسة مشاريع اللوائح والخطط المتعلقة بوثائق الجامعة المقدمة من اللجان المتخصصة.
4 - تسمية أعضاء لجان الوثائق المتخصصة بالجامعة ، وتسمية فريق العمل اللازم لكل لجنة.
5 - متابعة التنسيق والتكامل في أداء اللجان وفرق العمل لواجباتها.
6 - الإشراف على أعمال لجان التقويم والإتلاف وتوجيهها وإجازة نتائج أعمالها.
7 - الإشراف على صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة.
1/1 - لجان تقويم الوثائق:
وهي ترتبط باللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة، وتهدف إلى الإشراف على عملية تقويم الوثائق التي تدخل في نطاق عملها وفقاً للائحة الحفظ والأنظمة والتعليمات والعقود التي تحدد الالتزامات المالية والنظامية والإدارية لأجهزة الدولة.
المهام :
1 - تحديد أسماء أنواع الوثائق التي تختص اللجنة بتقويمها.
2 - تحديد العمر الزمني الذي تقدره اللجنة لكل نوع.
3 - تحديد المدة التي تكون فيها الوثائق نشطة أو غير نشطة.
4 - تحديد القيمة العملية للوثيقة واقتراح إطالة مدة حفظ الوثيقة أو تقصيرها.
5 - تحديد الوثائق التي لم ترد في قوائم مدد الحفظ واقتراح الكتابة عنها للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات لاتخاذ ما يلزم لإضافتها إلى القوائم.
6 - تقويم الوثائق التي تدخل في نطاق عمل اللجنة وفقاً للائحة الحفظ الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والأنظمة والتعليمات والعقود التي تحدد الالتزامات المالية والنظامية والإدارية لأجهزة الدولة.
1/2 - لجان إتلاف الوثائق:
ترتبط باللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة، وتهدف إلى الإشراف على عملية إتلاف الوثائق التي انتهت مدة حفظها وفقاً للائحة الحفظ الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
المهام:
1 - فحص بيانات الوثائق التي انتهت مدة حفظها والمعدة من قبل المركز، والتأكد من استكمالها للمعلومات.
2 - التأكد من انتهاء مدة حفظ الوثائق المراد إتلافها ومطابقتها على بياناتها.
3 - تعبئة محاضر الإتلاف المعدة لهذا الغرض ورفعها للجنة الدائمة للوثائق.
4 - حفظ بيانات ومحاضر الإتلاف حفظاً دائماً وتصويرها وفقاً للتقنيات الحديثة.
5 - الإشراف على إتلاف الوثائق التي انتهت مدة حفظها مع مراعاة الضوابط الواردة في لائحة إتلاف الوثائق الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات أو أي لوائح أخرى يصدرها في هذا الشأن.
2 - إدارة المركز:
يرتبط المشرف على المركز بوكيل الجامعة للدراسات والتطوير والمتابعة بهدف العمل على تحقيق أهداف المركز ، وذلك باقتناء الوثائق من جميع وحدات الجامعة الإدارية والأكاديمية والمساندة ومراكز البحوث والمستشفيات الجامعية وتنظيمها وحفظها وتيسير سبل الإفادة منها بما يفي بمتطلبات العمل ويتفق مع أنظمة الوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية.
المهام:
1 - إعداد الخطط الخمسية للمركز في إطار الأهداف والسياسات العامة للجامعة، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
2 - إعداد مشروع الميزانية السنوية للمركز ورفعها إلى اللجنة الدائمة للوثائق لإقرارها.
3 - اقتراح اللوائح والسياسات والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في إدارات المركز، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
4 - الإشراف الفني والإداري على الأقسام الإدارية والفنية المرتبطة به.
5 - التنسيق بين إدارات المركز ، ومتابعة سير الأعمال في كل إدارة.
6 - وضع القواعد والمعايير الشكلية والموضوعية لمطبوعات الجامعة وضبط إصدارها وفقاً للقواعد المعتمدة.
7 - توحيد نماذج الأعمال المتماثلة في وحدات الجامعة.
8 - وضع القواعد والمعايير الموضوعية والشكلية لكل نوع من أنواع المكاتبات الرسمية وفقاً للقواعد المعتمدة.
9 - تحديد المعلومات الواجب توافرها في المكاتبات الرسمية في وحدات الجامعة.
10 - توحيد أنواع ومقاسات الأوراق المستخدمة لكل نوع من أنواع المعاملات الرسمية في وحدات الجامعة.
11 - التنسيق مع مراكز الاتصالات الإدارية في وحدات الجامعة لتوحيد نماذج العمل وإجراءاته.
12 - إعداد جداول إحصائية شهرية عن الأوراق المتلفة في وحدات الجامعة.
13 - تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في وحدات الجامعة.
14 - ترحيل الوثائق دائمة الحفظ للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد إنتهاء مدة حفظها في الجامعة.
15 - التنسيق والتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وتبادل المعلومات والخبرات مع مراكز الوثائق والمحفوظات الوطنية والعربية والدولية.
16 - الاشتراك في المنظمات والهيئات المتخصصة على المستويين الإقليمي والدولي.
17 - تمثيل المركز في الاتصال بالغير في مجال اختصاصه.
18 - تحديد احتياجات المركز من القوى العاملة والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
19 - تقديم تقارير دورية بإنجازات المركز والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
20 - أية مهام أخرى يكلف بها في مجال الاختصاص.
3 - شعبة اقتناء الوثائق:
ترتبط بالمشرف على المركز، وتهدف إلى توفير الوثائق من وحدات الجامعة الإدارية والأكاديمية ومراكز البحوث والمستشفيات الجامعية.
المهام:
1 - اقتراح الخطط الخمسية للشعبة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
2 - إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الشعبة.
3 - تجميع الوثائق والأنظمة الحكومية ذات العلاقة بالجامعة ومتابعة تحديثها.
4 - تجميع الوثائق من وحدات الجامعة الأكاديمية والإدارية ومراكز البحوث والمستشفيات الجامعية ومتابعة تحديثها.
5 - استلام الوثائق الواردة من وحدات الجامعة.
6 - تجهيز الوثائق التي تحتاج إلى صيانة أو ترميم أو تعقيم بعد تسجيلها في سجلات المركز.
7 - تجهيز الوثائق وتحويلها إلى شعبة تنظيم الوثائق.
8 - تحديد الوثائق الناقصة والعمل على توفيرها.
9 - طلب الوثائق المتأخرة من وحدات الجامعة.
10 - طلب الأنظمة والوثائق الحكومية ذات العلاقة بالجامعة من مصادرها.
11 - تقويم عمليات اقتناء الوثائق والعمل على تطويرها.
12 - تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
13 - تحديد احتياجات الشعبة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
14 - تقديم تقارير دورية بإنجازات الشعبة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
4 - شعبة تنظيم الوثائق:
ترتبط بالمشرف على المركز وتهدف إلى تنظيم الوثائق حسب المعايير الفنية التي تسهل حفظها واسترجاعها.
المهام:
1 - اقتراح الخطط الخمسية للشعبة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
2 - إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الشعبة.
3 - تنظيم الوثائق وفقاً للقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
4 - تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
5 - تحديد مدد حفظ الوثائق.
6 - قويم عمليات تنظيم الوثائق والعمل على تطويرها.
7 - تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق بالجامعة.
8 - تحديد احتياجات الشعبة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
9 - تقديم تقارير دورية بإنجازات الشعبة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
4/1 - وحدة الفهرسة والتكشيف:
ترتبط بشعبة تنظيم الوثائق ، وتهدف إلى تحليل الوثائق وصفياً وموضوعياً ومسحها وإدخال بياناتها في قاعدة البيانات.
المهام:
1 - تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.
2 - تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.
3 - اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.
4 - إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.
5 - إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.
6 - مراجعة وتصحيح بيانات الوثائق المخلة في قاعدة البيانات.
7 - تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.
8 - تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
4/2 - وحدة المسح الضوئي:
ترتبط بشعبة تنظيم الوثائق ، وتهدف إلى مسح الوثائق إلكترونياً وإدخال بياناتها في قاعدة البيانات.
المهام:
1 - تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً.
2 - ترحيل الوثائق الممسوحة إلكترونياً إلى وحدة الحفظ.
3 - تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
5 - شعبة الحفظ وخدمات المستفيدين:
ترتبط بالمشرف على المركز، وتهدف إلى حفظ الوثائق وتقديم الخدمات للمستفيدين.
المهام:
1 - اقتراح الخطط الخمسية للشعبة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
2 - إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الشعبة.
3 - المحافظة على وثائق المركز وتجهيزاته باتباع أفضل وسائل الأمن والسلامة.
4 - تيسير حصول المستفيدين من وحدات الجامعة أو من الباحثين لصور من الوثائق وفقاً للتنظيم المعتمد.
5 - التنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بشأن ترحيل الوثائق دائمة الحفظ بعد انتهاء فترة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
6 - تقويم عمليات حفظ الوثائق والخدمات المقدمة للمستفيدين والعمل على تنظيمها.
7 - تحديد احتياجات الشعبة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
8 - تقديم تقارير دورية بإنجازات الشعبة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
5/1 - وحدة حفظ الوثائق:
ترتبط بشعبة الحفظ وخدمات المستفيدين، وتهدف إلى حفظ الوثائق والمحافظة على سلامتها.
المهام:
1 - حفظ الوثائق دائمة الحفظ ومؤقتة الحفظ باتباع أفضل وسائل الأمن وقواعد السلامة.
2 - ترحيل الوثائق دائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء فترة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
3 - حفظ بيانات ومحاضر الترحيل.
4 - إتلاف الوثائق مؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
5 - حفظ بيانات ومحاضر الإتلاف.
5/2 - وحدة خدمات المستفيدين:
ترتبط بشعبة الحفظ وخدمات المستفيدين ، وتهدف إلى تقديم الخدمات للمستفيدين.
المهام:
1 - الإجابة على الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة.
2 - تزويد وحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها حسب القواعد والإجراءات المعتمدة.
3 - إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى وحدات الجامعة وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
4 - متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
5 - تمكين المستفيدين من الباحثين والدارسين من الاطلاع أو تداول الوثائق وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
6 - تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
7 - إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية.
6 - ضابط اتصال تقنية المعلومات:
يرتبط بالمشرف على المركز، ويهدف إلى إدارة نظم المعلومات والتنسيق مع مركز الحاسب.
المهام:
1 - اقتراح الخطط السنوية لنظم المعلومات ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
2 - اقتراح اللوائح والقواعد والإجراءات لنظم المعلومات.
3 - التنسيق مع مركز الحاسب بالجامعة فيما يتعلق بتطوير قواعد وشبكات المعلومات المناسبة للعمل.
4 - تصوير أصول الوثائق على وسائط مقاومة للتلف وحفظها مع نسخ منها في أماكن مختلفة يتحقق فيها الأمن والسلامة.
5 - حل المشكلات التي تطرأ على قواعد البيانات وشبكة المركز.
6 - تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
7 - تحديد الاحتياجات من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
8 - تقديم تقارير دورية بالإنجازات في مجال نظم المعلومات والاقتراحات المناسبة لتطويرها.